Assistante Administrative Qualité H/F Vitalrest

Nous recherchons un(e) Assistante Administrative Qualité H/F situé à SAINT-GERMAIN-EN-LAYE (78), avec une prise de poste immédiate.

A ce titre, vous assurerez le secrétariat du service qualité au niveau d'un certain nombre de ses tâches. Vous apporterez un soutien logistique à l'ensemble des activités du service qualité.

Vous vous inscrirez dans le cadre du plan stratégique de l'entreprise en ayant un rôle d'aide à la formalisation documentaire requise par le service qualité pour les sites, pour permettre d'optimiser leur fonction et rôle sur un plan opérationnel.

Vos missions seront les suivantes :

• Préparation des kits HACCP (impressions, plastifications d'affiches...) pour les ouvertures et les mises à jour
• Préparation des kits d'ouverture Hôtellerie pour les ouvertures et les mises à jour
• Soutien pour l'élaboration des rapports « S'engager Responsable »
• Suivi des indicateurs qualité relatifs aux projets « S'engager Responsable » (rétroplanning projets biodéchets, suivi évolution...), aux campagnes de sensibilisation (feuilles d'émargement...), aux campagnes de prélèvements hôtellerie (liste non exhaustive)
• Mise en ligne des documents qualité sur le Vital'Cloud
• Contribution à la formalisation documentaire des dossiers d'agrément
• Saisie de l'ensemble des plans d'action DDPP
• Soutien pour la formalisation de différents éléments du PMS (saisie sur documents Excel ou Word) : audit Infrastructure et Matériel, plan de marche en avant, registre des appareils de mesure, présentation d'activité, document unique d'évaluation des risques professionnels...
• Accompagnement des sites sur le logiciel de formation en ligne Numeristem
• Elaboration des bilans pédagogiques sur Numeristem
• Gestion des retours et indicateurs des enquêtes de satisfaction client
• Reliure et copie de documents qualité
• Gestion du courrier du service qualité
• Collecte, impression des plannings hebdomadaires de l'équipe qualité et transmission au secrétariat de direction pour information
• Gestion du calendrier des absences du service et envoi au service paye des éléments variables du service qualité (CP, RF...)
• Envoi au secrétariat de direction du suivi kilométrique du service qualité
• Organisation des réunions RMA du service qualité
• Gestion des stocks de fourniture bureau
• Archivage documents et classement
• En cas d'absence de l'autre assistante administrative :
  - Gestion des alertes sanitaires (envoi des alertes + suivi des retours + suivi indicateur)
  - Gestion et validation de l'ensemble des factures laboratoire
  - Contrôle des notes de frais du personnel de l'équipe qualité
  - Saisie des enquêtes de satisfaction résidents/patients et personnel
• Diverses tâches administratives (liste non exhaustive)