Secrétaire de Service - Mairie de Nantes H/F

Communes

Au sein de la Direction Relation aux Usagers (DRU), direction engagée dans le service public à la population, le service Recensement, Élections et Funéraire (REF) pilote pour la Ville de Nantes l'organisation des scrutins électoraux, du recensement de la population et la gestion des cimetières municipaux, il pilote également pour Nantes Métropole les cimetières métropolitains ainsi que les crématoriums.

Sous la responsabilité du responsable de service Recensement, Élections et Funéraire, vous travaillerez en relation avec les partenaires privés et publics, les fournisseurs ainsi que les usagers.

Vos missions :

Assister le service

Réceptionner, pré-étudier et répartir les courriers au sein du service
Relayer les informations auprès des agents du service
Assurer l'accueil physique et téléphonique
Organiser les réunions de l'équipe
Alimenter les différentes bases de données
Remplacer le secrétariat de la direction en son absence
Former / informer les collègues : e-Temptation / UX, crédits, techniques de secrétariat, etc.
Accompagner et encadrer des stagiaires
Gérer des fournitures administratives
Assurer le classement et l'archivage des dossiers papier et numériques

Gérer les finances du service en proximité

Suivre les crédits : contacts avec les fournisseurs, bons de commande, factures et mandatements
Tenir à jour des tableaux de bord
Lancer les marchés subséquents aux accords-cadres
apporter un soutien aux équipes sur les questions financières

Gérer les fonctions ressources humaines de proximité

Assurer le rôle de référent RH de proximité auprès des agents : relais d'information, premier niveau de réponse, recherche d'interlocuteurs
Contribuer à la mise en oeuvre des procédures : accueil des nouveaux agents, suivi formations, déploiement des campagnes annuelles
Assurer la fonction de gestionnaire du temps
Prendre en charge, trier et distribuer les bulletins de salaire ainsi que tout document nécessitant un suivi
Saisir les éléments variables de paie
Préparer et traiter les dossiers relatifs aux agents temporaires : recrutement, tickets-restaurant et diverses demandes)
Suivre les dossiers d'accidents du travail

Contribuer à la gestion des locaux et matériels du service

Gérer l'environnement de travail des agents
Contribuer à la gestion du matériel
Assurer un soutien logistique selon les besoins

Décliner la stratégie relation multicanale aux usager

Participer au déploiement d'une culture de la relation usagers au sein de l'équipe
Participer au suivi de la qualité des services rendus aux usagers (délais...)

Contribuer au collectif de service et à la ligne managériale