Assistant·e Achats et Logistique Vins Polyvalent H/F

Tehan Consulting

Pour l'un de nos clients, la Maison Xavier Milhade Wines, maison familiale de négoce et de propriétés viticoles en Saint-Émilion Grand Cru Classé et Bordeaux Supérieur, nous recherchons un(e) Assistant(e) Achats & Logistique.

Présente en France et à l'export, la société commercialise ses vins en bouteilles, livrables et primeurs, avec une forte exigence de qualité de service.

Dans un environnement dynamique et polyvalent, ce poste clé assure le suivi administratif, commercial et logistique des opérations liées aux achats et aux ventes de vins, en coordination avec les différents interlocuteurs internes et externes de l'entreprise.

Mission globale du poste
Sous la responsabilité de la direction et en lien avec les équipes commerciales, logistiques et comptables, l'assistant(e) achats et logistique assure le bon déroulement administratif et opérationnel des flux achats et expéditions de vins pour les différentes sociétés du groupe.
Il/Elle garantit la fiabilité des informations, le suivi des stocks et des mouvements de marchandises.
Elle/il assure la conformité documentaire des opérations douanières et logistiques, ainsi que la qualité de la relation avec les fournisseurs, clients, transporteurs et partenaires.

Le poste nécessite une grande rigueur, une bonne capacité d'organisation et une forte polyvalence afin d'assurer le suivi quotidien des opérations liées au négoce et aux propriétés.

Missions principales

Achats vins
- Suivi des fournisseurs de vins :
o Échanges d'informations
o Mise à jour des données produits
- Gestion des demandes d'échantillons auprès des fournisseurs et châteaux partenaires
- Enregistrement des achats vins livrables et primeurs
- Création des fournisseurs et courtiers dans les outils internes
- Contrôle et validation des factures des partenaires logistiques, transporteurs et transitaires

Gestion logistique & transport
- Coordination des enlèvements et accueil des transporteurs
- Organisation des transports et enlèvements de vins
- Gestion des grilles transport et refacturation du port
- Planification des enlèvements fournisseurs châteaux
- Transmission et suivi des instructions de mise
- Gestion des échantillons et navettes inter-entrepôts
- Réception des vins sous DAE et contrôle des réceptions vins
- Établissement des DAE pour enlèvements à la propriété

Gestion des stocks
- Enregistrement et suivi des flux :
- Réceptions externes et inter-sociétés des vins
- Expéditions externes et inter-sociétés
- Validation des ordres de préparation des chais
- Suivi des stocks de cuverie vrac et enregistrement des mises en bouteille
- Gestion, suivi et saisie des inventaires
- Suivi des stocks permanents et gestion des approvisionnements vins

Déclarations douanières et suivi administratif réglementaire des propriétés
- Déclarations DMS et déclarations diverses
- Suivi administratif lié aux opérations douanières et export
- Gestion des non-apurements DAE et relances EX1, relationnel douanes.

Missions secondaires : Support ADV et accueil

Administration commerciale & relation clients
- Accueil téléphonique et orientation des appels vers les interlocuteurs concernés
- Gestion et traitement des emails
- Facturation quotidienne Ventes et Achats vins France, Export, Inter-sociétés.
- Binôme de compétence de l'assistante ADV France et Export, lors des absences et congés

Profil recherché
Compétences techniques
- Bonne maîtrise des outils bureautiques Pack Office
- Expérience en administration des achats, logistique exigée
- Connaissance du secteur vins et spiritueux appréciée
- Connaissance des documents douaniers et export (DAE, EX1, etc.)
- Anglais professionnel écrit et oral
- Bac +2/3 : Logistique et transport ; commerce international

Qualités personnelles
- Rigueur et sens de l'organisation
- Polyvalence et autonomie
- Réactivité et gestion des priorités
- Bon relationnel et esprit d'équipe