Détail du poste
Sous la responsabilité du Responsable Documentation et Archives, l'Assistant documentation assure la gestion, l'alimentation et l'actualisation du fonds documentaire de la commune. Il assure l'accueil, l'information et la recherche de documentation pour les besoins des services et du public extérieur.
- Temps complet : 35 heures.
- Recrutement par voie statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d'aptitude) ou contractuel (article L332-8 du code général de la fonction publique).
Activités principales
Gestion de l'information
· Réceptionner, enregistrer et traiter le courrier arrivé et départ
· Enregistrer les documents entrants ou sortants des services
· Traiter des courriers divers (notes de service, réclamations, fax)
· Transmettre aux services concernés, reprographier, ventiler
· Répertorier et classer les documents
Gestion du fonds documentaire
· Constituer et classer les dossiers thématiques
· Recherche articles de presse pour alimenter la documentation thématique
· Alimenter le fonds documentaire (synthèse de quotidiens et revues)
· Éditer les factures, transmettre aux services
Veille et mise à jour de l'information
· Mettre à jour les dossiers à réception des documents
· Alimenter le fichier documentaire
· Alimenter le fichier presse
Accueil et information du public à titre non principal
· Accueillir le public sur place et au téléphone
· Informer, renseigner, procurer l'information en interne et externe
· Réaliser les recherches documentaires à la demande des services ou du public
Le profil recherché
· Niveau Bac minimum
· Avoir une bonne connaissance des localisations des services
· Connaissance des instances et processus de décision de la collectivité
· Maitrise des outils bureautiques (EXCEL, WORD, POWER POINT)
· Connaissance des plans de classement
· Solides notions sur l'historique de la commune
· Connaissance des différents supports et types de documents, leurs contraintes techniques et de conservation, qu'ils soient physiques ou numériques
· Connaissance des procédures administratives
· Connaissance sommaire des droits de la propriété intellectuelle, des droits patrimoniaux, des droits liés à Internet
· Principes et mise en oeuvre des systèmes d'information documentaire, de leurs évolutions
· Adaptabilité et capacité à travailler en équipe
· Bonnes qualités relationnelles
· Sens de la diplomatie
· Être capable de rendre l'information accessible, utile et exploitable
· Être capable de s'adapter aux besoins spécifiques de publics distincts
· Être capable d'évaluer la fiabilité, la validité et la qualité de l'information ou d'un document
· Maîtrise des applications informatiques spécialisées, en particulier pour la gestion documentaire, la numérisation des documents, la veille et les NTIC
· Maîtrise de l'utilisation d'Internet
· Maitrise des logiciels du service
· Méthodique
· Rigueur
· Disponibilité
· Sens de l'organisation
· Sens de l'accueil, de l'écoute et de la communication
· Sens des responsabilités
· Capacité de réactivité et d'adaptation
· Bonne culture générale
Publiée le 28/05/2026 - Réf : O978260526000058