Gestionnaire Courrier - Commune de Saint Paul H/F

Communes

Le/la gestionnaire courrier assure la traçabilité et la transmission quotidienne des courriers, fax et mails dans les différents services municipaux ainsi que l'envoi postal des documents provenant de ces services, dans un objectif final de réduction des délais de réponse et donc d'amélioration du service public rendu à l'usager. Centralise l'enregistrement et la ventilation des courriers entrants et sortants.

Temps complet : 35 heures
- Recrutement par voie statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d'aptitude) ou contractuel (article L332-8 du code général de la fonction publique).

Activités principales

· Réception et transmission du courrier arrivé dans les différents services municipaux

- Réceptionner les courriers lors du passage quotidien du facteur.
- Trier l'ensemble des courriers selon les destinataires.
- Numériser et enregistrer ces courriers sous maarch : les dispatcher dans les bonnes bannettes électroniques en les classant dans la typologie identifiée.
- Transmettre la version papiers uniquement dans les cas définis au préalable



· Mise en circulation de parapheurs

- Imprimer quotidiennement et tout au long de la journée les courriers mis à la signature par les services via maarch.
- Identifier le signataire de chacun de ces courriers et les répartir dans les parapheurs correspondants.
- Transmettre les parapheurs pleins aux coursiers pour diffusion dans le service compétent.
- Au retour des parapheurs, apposer le cachet de La Marianne sur la signature de chacun des courriers signés, les scanner et les enregistrer dans maarch, avant de les mettre sous pli pour la cellule départ.


· Affranchissement des courriers

- Affranchir le courrier
- Clôturer le courrier dans maarch

· Accueil téléphonique et physique

- Informer, orienter et renseigner tout usager souhaitant obtenir des informations sur l'état de traitement de son courrier.

· Traitement et suivi administratif

- Préparer, enregistrer des bons de commande