Secrétaire H/F

Espoir 54 - Gestion

Au sein de notre établissement de Briey, appelé Maison de l'Accompagnement des Personnes en situation de Handicap Psychique (MAPH-Psy), nous recherchons une secrétaire H/F. La MAPH-Psy de Briey regroupe plusieurs de nos services (Service d'accompagnement à la vie sociale (SAVS), Dispositif d'insertion en milieu ordinaire (DIMO), Appuis spécifiques (ASE),etc ..).

Sur notre site de Birey, nous recherchons une secrétaire H/F dans le cadre d'un CDD de remplacement à terme imprécis avec une durée minimale de deux mois.

Poste à temps partiel (80%), soit 121h34 par mois équivalant à 28h30 hebdomadaire.
Poste à pourvoir dès que possible.

En tant que secrétaire H/F, vos missions principales seront les suivantes :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des usagers, partenaires et professionnels sur les différents sites de la structure ;
- Garantir la gestion administrative quotidienne (traitement des mails, gestion des agendas, rédaction de comptes rendus, mise à jour des outils de suivi d'activité, etc.) ;
- Participer à la constitution et au suivi des dossiers administratifs, notamment en lien avec des demandes de financements ou de subventions ;
- Assurer la gestion de la caisse (dépenses courantes, achats liés aux actions et animations, suivi des justificatifs, carte bancaire) ;
- Contribuer au suivi des obligations en matière de sécurité et de prévention (registre sécurité, suivi incendie, etc.) ;
- Mettre à jour et suivre les contrats d'entretien et de maintenance des locaux et équipements ;
- Participer à la gestion logistique (suivi du parc automobile, des stocks et des approvisionnements) ;
- Assurer le suivi administratif des sinistres en lien avec les services concernés ;
- Contribuer à la coordination de la communication interne et externe de l'association ;
- Appuyer le suivi administratif des dispositifs et des accompagnements en lien avec les chefs de service ;
- Participer à l'organisation d'événements, réunions ou actions associatives ;
- Assurer la gestion et la mise à jour des dossiers usagers et des outils associés (Via Trajectoire, Mediateam / AIRMES, PCH, etc.), dans le respect des règles de confidentialité ;
- Assurer le classement et l'archivage des documents administratifs.

Profil souhaité :
Titulaire d'un Bac +2 ou équivalent en secrétariat, assistanat de direction.

Compétences et qualités requises :
- Maitriser les outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, logiciels métier) ;
- Capacité rédactionnelle (courriers, comptes rendus, notes administratives) ;
- Capacité à organiser, anticiper, prioriser et gérer plusieurs tâches simultanément ;
- Discrétion et respect de la confidentialité ;

Savoir être professionnels :
- Ecoute et bienveillance ;
- Sens du travail en équipe et coopération ;
- Diplomatie et communication adaptée à différents interlocuteurs.