Assistante de Direction Achat MS&T et Projets Industriels H/F Vetoquinol

RESUME DE LA FONCTION :

Assurer des missions administratives et opérationnelles pour les directions concernées et en optimiser l'organisation et la gestion.

Sécurité

• Assure sa propre sécurité et celle de ses collègues en appliquant de manière exhaustive les règles générales de sécurité de l'entreprise et alerte sa hiérarchie de toute situation à risque

Gestion administrative

• Gère les aspects administratifs des directions nécessaires à son bon fonctionnement tels que la réception du courrier, l'organisation de réunions, la gestion des agendas et des appels téléphoniques
• Utilise les outils informatiques dédiés (Chronos, Notilus,...) pour effectuer la gestion et le pilotage des notes de frais, congés payés ou autres
• Assure la passation et le suivi des commandes pour les directions concernées et suit la facturation afférente
• Contribue au respect de l'application des procédures internes des directions

Organisation des déplacements

• Gère les déplacements des directions en faisant preuve d'anticipation, de force de proposition et d'orientation solution dans le respect de la politique voyages et assure le support éventuellement nécessaire au cours de ces déplacements
• Suit les documents de voyage pour ses voyageurs (visas, ESTA, etc .)
• Est garant du flux de saisie et de remboursements liés aux notes de frais

Organisation de réunions et séminaires

• Organise à la demande de ses managers la logistique des séminaires ou réunions, en partenariat éventuellement avec les autres services ou filiales concernés ou avec des prestataires externes, dans le cadre du budget alloué
• Participe aux séminaires et réunions sur demande des directions notamment en vue de les assister dans la prise du compte-rendu et du suivi des décisions prises
• Sur demande des directions, prépare les documents de présentation
• Suit les coûts associés aux séminaires et réunions externes
• Assure un rôle de représentation de l'entreprise auprès de tout partenaire externe

Budget

• Contrôle mensuellement l'avancée des frais de fonctionnement/investissements versus le budget et alerte sur les écarts et toute anomalie
• S'assure du suivi et de la mise à jour des coûts externes et suit les échéances y afférentes
• Alerte sur les écarts et toute anomalie. Gère le processus de commande jusqu'au paiement et assure la prise en charge des factures fournisseurs dans le respect des procédures internes

Gestion et suivi de dossiers

• Organise et coordonne pour sa hiérarchie le suivi des dossiers/projets en cours ainsi que la transmission et la rédaction des informations nécessaires au bon déroulement de ces projets