Secrétaire Médico-Social H/F

Université d'Angers

Secrétariat médical et social:

• Accueil physique et téléphonique des agents de l'Université et des partenaires extérieurs
• Planification des visites et des entretiens médicaux
• Aide à la planification des entretiens de l'assistante du service social
• Gestion des dossiers médicaux
• Transmission des fiches de visite
• Prise des messages
• Rédaction des comptes-rendus des réunions
• Suivi de projets
• Participation à l'organisation et à la réalisation des examens complémentaires (visiotest, audiogramme)

Gestion administrative des PIM et PASUA :

• Création et mise à jour des FUA de prestations sociales
• Traitement des demandes de prestations sociales des agents
• Envoi d'un mail aux agents pour les informer du montant de l'aide versée.
• Organisation du suivi des dossiers de prestations sociales : création d'un répertoire par agent, par année et par type de prestations, pour réaliser un suivi budgétaire et un bilan d'activité

Gestion des conventions CHU/UA et CROUS/UA et des autres partenaires pour la restauration des personnels (PIM) :

• Anticipation du renouvellement des conventions, en faisant le lien avec les interlocuteurs internes UA et les interlocuteurs externes
• Actualisation des conventions et préparation des avenants si nécessaire

Soutien technique et matériel dans l'organisation des actions collectives :

• Organisation de la communication de l'évènement avec le service communication
• Création des FUA pour les inscriptions et suivi des inscriptions
• Préparation des bons de commande si intervenant extérieur en lien avec le gestionnaire financier de l'agence comptable
• Établissement d'un état de service fait

Gestion du calendrier des commissions sociales de secours et de prêt et des commissions sociales plénières :

• Fixation des dates de réunions pour la commission sociale de secours et de prêt ( 1 réunion / mois ou tous les 2 mois) : lien avec les assistantes du cabinet, DRH, agence comptable
• Création de la réunion sur Teams
• Après la commission sociale, rédaction des bordereaux de décision et envoi de l'arrêté au VP pour signature
• Transmission du bordereau à l'agence comptable pour paiement
• Fixation des dates de réunions en présentiel pour la commission sociale plénière
• Envoi des invitations, préparation de la feuille d'émargement et rédaction du compte-rendu

Communication sur les offres de la Section Régionale Interministérielle d'Action Sociales ( logement, action parentalité, loisirs ) :

• Préparation de la communication et lien avec le service communication pour diffusion aux agents