Agent Polyvalent Accueil et Administratif H/F

Mairie Quaix en Chartreuse

Agent polyvalent accueil et administratif

La commune Quaix-en-Chartreuse, commune rurale de montagne à 15 min de Saint-Egrève et de Grenoble, recherche une personne positive, dynamique, capable de s'investir avec sérieux. Une bonne aisance informatique, de l'autonomie, un sens des priorités et une capacité d'adaptation seront essentiels pour évoluer sereinement dans le poste.
Nous sommes ouverts aux profils débutants : ce qui compte avant tout c'est l'état un esprit volontaire, le sens du service public, la capacité et l'envie d'apprendre.
Si vous aimez chercher des solutions par vous-même et progresser au quotidien, nous serons heureux de vous rencontrer.

Missions : accueillir le public et gérer certaines tâches administratives d'une petite commune, répartition à convenir avec les agents en place.

Accueillir
- Accueil physique, mail et téléphone ;
- Apporter des réponses aux questions des habitants, fixer les rdv avec les élus ;
- Afficher les différents documents administratifs, publier sur le site internet de la commune et l'application de communication avec les habitants ;
- Gérer le courrier postal (retrait / dépôt du courrier, affranchissement, demandes d'acte) ;

Administrer les autorisations d'occupation des sols
- Réceptionner et enregistrer les demandes d'urbanisme (permis de construire, déclarations préalables de travaux, permis de démolir, certificats d'urbanisme, etc.)
- Assurer le suivi administratif en concertation avec les élus et le service instructeur de la métropole : récépissés de dépôt, arrêtés, certificats, contrôles de légalité et de conformité.
- Assurer la notification et l'affichage réglementaire des actes de procédure.

Traiter l'état-civil :
- Traiter les demandes des usagers et assurer la délivrance de documents administratifs en matière de naissances, reconnaissances, mariages, PACS, changement de noms et prénoms, décès...
- Assurer la tenue administrative des registres et l'apposition des mentions
- Délivrer les autorisations liées au funéraire
- Traiter les attributions et les renouvellements de concessions

Organiser les élections
- Participer à la préparation et au déroulement des élections
- Instruire les demandes d'inscriptions/radiations électorales, les dossiers de recensement militaire, les changements de coordonnées
- Organiser les réunions de commissions de contrôle
- Organiser le tirage au sort des Jurés d'Assises
- Préparer le matériel électoral : bulletins de vote et fournitures
- Coordonner la préparation et le déroulement des scrutins : installation des isoloirs, plannings de tenue de bureau de vote.
- Les jours de scrutins, participer au dépouillement, rédiger les PV, et les déposer en gendarmerie.

Savoir-faire : Polyvalence ; Maîtrise des techniques rédactionnelles ; Maîtrise des outils bureautiques et informatiques ; Maîtrise orthographe et grammaire / expression orale / qualité rédactionnelle ; Très bonne capacité d'organisation, de rigueur et de gestion des priorités

Savoir-être : Sens de l'accueil et du service public : Très bon sens du relationnel avec le public / maîtrise de soi, capacité d'écoute active et pédagogie, bon sens de l'organisation et rigueur ;
Disposer d'un relationnel irréprochable avec l'usager afin de renvoyer une bonne image du service : discrétion, bonne présentation générale, patience, disponibilité, écoute, respect, réactivité et dynamisme.

35h, répartis sur 5 jours, 4 jours et demi ou 4 jours