Les missions du poste
Vos missions
· Gestion des agendas, des déplacements, accueil physique et téléphonique, effectuer des demandes de bons de commande.
· Réaliser les comptes rendus des réunions de la DGS (réunions des directeurs, réunions des cadres, CSAE...)
· Assurer le secrétariat du comité social d'administration de l'établissement et son organisation en lien avec la DRRH (CSAE)
· Assurer la coordination des différentes instances et la gestion du calendrier institutionnel
· Recueillir, traiter et relayer le courant entrant et tous les parapheurs des services. Encourager et accompagner le développement de l'usage des parapheurs électroniques
· Mettre en oeuvre et organiser les événements de la DGS
· Répertorier et archiver tous les arrêtés pris par le Président de l'Université
Vos activités principales
· Travailler en étroite collaboration avec l'assistante de direction du président, sous l'autorité du Cabinet
· Contribuer, en fonction des nécessités de service, à la préparation, à l'organisation et au bon déroulement des évènements institutionnels ainsi qu'à l'ensemble des activités événementielles de l'université
Le profil recherché
Compétences opérationnelles
· Maîtriser les techniques d'accueil téléphonique et physique
· Rédiger et mettre en forme des documents administratifs
· Prendre des notes et rédiger des comptes rendus
· Assurer la prise et la transmission de messages
· Communiquer avec aisance et faire preuve de pédagogie
· Organiser et gérer efficacement son temps de travail
· Maîtriser les outils bureautiques et informatiques
· Assurer l'enregistrement et le classement des documents
· Participer à l'organisation et à la gestion d'événements
Compétences comportementales
· Faire preuve de réactivité
· Savoir s'organiser et gérer les priorités
· Savoir rendre compte de son activité
· Disposer d'un excellent sens relationnel
· Faire preuve de rigueur et d'organisation
· Respecter une stricte discrétion professionnelle
· Démontrer des capacités de discernement
· Garantir la confidentialité des informations traitées
Connaissances
· Fonctionnement des administrations publiques
· Techniques et outils de communication
· Organisation et environnement de l'enseignement supérieur
· Maîtrise de l'anglais niveau B1
· Culture et usages numériques
Bienvenue chez La Rochelle Université
La direction générale des services (DGS) est composée d'un directeur général des services (DGS), de 2 adjoint·es et d'un ou une assistant·e. La DGS encadre l'ensemble des directions missions et ressources, ainsi que la direction d'appui au pilotage et à la stratégie, la direction de la communication.
Profil de poste disponible
Publiée le 21/05/2026 - Réf : 2026-2285299
