Assistant de Direction H/F

Livremploi

Dans le cadre d'un remplacement, la maison DARGAUD recherche un(e) assistant(e) de direction. Le poste est doublement rattaché à la Direction Editoriale et à la Direction Générale.

Principales responsabilités :

**Gestion des déplacements et de la logistique**

- Coordonner et organiser tous les aspects liés aux déplacements, y compris les réservations de vols, les réservations d'hôtel et les transports terrestres pour les cadres dirigeants, le personnel éditorial et les auteurs sous contrat

- Gérer la planification et la réservation des salles de réunion pour les cadres supérieurs et les parties prenantes du secteur de l'édition

**Coordination du personnel et des stagiaires**

- Superviser et assurer le développement professionnel des stagiaires en observation, en veillant au respect des normes organisationnelles et des objectifs d'apprentissage

**Gestion des contrats et des droits**

- Gérer et contrôler les contrats électroniques pour toutes les marques Dargaud (y compris Charivari, Mâtin, Lucky Comics et Boule & Bill) en étroite collaboration avec le service juridique

- Suivre et identifier les dates d'expiration des contrats et les délais de renouvellement des droits afin d'assurer la continuité des opérations

- Préparer et soumettre les factures au service comptable, y compris les relevés de rémunération des auteurs, et communiquer les calendriers de paiement aux auteurs sur une base trimestrielle pour toutes les entités éditoriales.

**Gestion de la distribution et des stocks**

- Élaborer et tenir à jour des tableaux d'expédition complets pour le matériel promotionnel de Dargaud, y compris la distribution au Benelux, et communiquer les exigences de distribution aux parties prenantes concernées.

- Valider et mettre à jour les registres d'inventaire à la réception du matériel.

- Traiter les commandes internes et externes de matériel et du système de distribution (MDS) pour les auteurs, les bibliothèques de bandes dessinées, les studios et les services éditoriaux

- Générer et gérer les bons de commande dans Oracle pour les fournitures de bureau, le matériel et l'équipement, en veillant au respect des exigences d'étiquetage CPE

**Opérations postales et de messagerie**

- Superviser tous les services postaux et de messagerie entrants et sortants, y compris la réception, le traitement et la distribution du courrier et des colis pour le service éditorial, le bureau exécutif et les communications avec les auteurs

**Administration éditoriale et gestion de bases de données**

- Créer et enregistrer les titres d'albums et numériques dans le système BDA dès réception des contrats signés

- Enregistrer et conserver la documentation relative aux illustrations originales dans les systèmes Filemaker

- Mettre à jour et gérer les bases de données BDA et auteurs conformément aux exigences opérationnelles, y compris le soutien aux activités promotionnelles et la participation à des salons professionnels

- Gérer le centre de contact Dargaud, répondre aux communications entrantes (environ trente e-mails par jour) et les acheminer de manière appropriée vers les services désignés

- Traitement des demandes d'autorisation de reproduction pour les applications audiovisuelles

- Gestion des procédures de dépôt légal, y compris la soumission des oeuvres publiées aux dépôts désignés (BNF, CNBD, ministère de la Jeunesse) et liaison avec les autorités nationales chargées des bibliothèques

**Systèmes et outils**

- Maîtrise de Filemaker, Outlook et Microsoft Office Suite

- Mise à jour et maintenance de la liste de contacts principale de Dargaud