Les missions du poste
Fonctions : Responsable administratif ou administrative d'UFR
Catégorie : A
Corps : IGE
BAP : J
Emploi-type : Chargé-e de gestion administrative et d'aide au pilotage opérationnel
Poste ouvert aux titulaires et aux contractuels (CDD d'un an).
A pourvoir à compter du 1er septembre 2026.
Missions :
Sous la responsabilité du directeur ou de la directrice de l'UFR et en partenariat avec les diverses composantes et services de la faculté, la-le responsable administratif.ve doit assurer l'organisation administrative, financière, pédagogique ainsi que les conditions matérielles nécessaires au bon déroulement des enseignements tant au niveau Licence que Master de l'UFR À l'intersection entre les enseignants, les étudiants, l'équipe administrative, les services centraux de la faculté et les partenaires institutionnels de l'UFR, il/elle veille à ce que les relations de travail soient efficaces et harmonieuses.
Activités principales:
Encadrement et animation d'équipe
- Assurer la bonne répartition des tâches au sein de l'équipe administrative placée sous sa responsabilité
- Assurer la coordination et le bon fonctionnement de l'équipe
- Gérer la carrière des agents de l'équipe administrative (entretiens professionnels, tableaux d'avancement et listes d'aptitudes)
Gestion administrative et comptabilité avec l'aide de l'équipe administrative
- Assurer le suivi du budget, alternance comprise, et préparer les dialogues de gestion
- Procéder aux commandes et enregistrer les dépenses liées aux achats de matériel bureautique, de biens mobiliers et d'ouvrages, assurer la la validation des missions
- Assurer le paiement des vacations administratives, des emplois-étudiants et des heures complémentaires
- Assurer le suivi des conventions auxquelles est associée l'UFR
- Mettre en place des indicateurs conformément aux demandes de la gouvernance universitaire
Gestion pédagogique
- Organiser les inscriptions pédagogiques et leur suivi sur Apogée et sur IP WEB
- Organiser les examens des différentes sessions et de toutes les opérations qui y sont attachées
- Participer aux calcul des examens d'Abu Dhabi
- Participer à l'élaboration des emplois du temps des enseignements et du planning d'occupation des salles
- Participer aux recrutements des étudiants via les différentes plateformes (Parcoursup, ECandidat, Mon Master.....)
- Gestion des absences et certification des résultats pour les alternants en lien avec Formasup
- Participer à l'élaboration des maquettes, y compris alternance et Abu Dabi, lors du renouvellement quinquennal
Accueil et communication
- Accueillir les étudiants et les enseignants
- Assurer l'interface entre les étudiants et les enseignants
- Assurer l'interface entre les enseignants et les services administratifs centraux
- Réceptionner les informations pertinentes et les diffuser sur le site internet et par voie d'affichage
- Participeraux journées Portes Ouvertes
Le profil recherché
Connaissances transversales requises :
- Maîtrise de l'environnement bureautique, des outils informatiques spécialisés: une bonne maîtrise d'apogée est absolument indispensable
- Organisation et fonctionnement de la recherche et de l'enseignement supérieur en France
- Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université
- Réglementation applicable à son domaine d'activité professionnelle
Savoir-faire requis :
- Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
- Savoir rendre compte
- Maitriser les logiciels bureautiques
- Capacité à interagir avec les interlocuteurs internes et externes
- Capacité à hiérarchiser et à prioriser les urgences
Savoir-faire transversaux:
- Informer et rendre compte à sa hiérarchie
- Rechercher l'information, la vérifier et la classer
- Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes
- Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée
Savoir être :
- Avoir des aptitudes à se former à de nouveaux logiciels
- Autonomie, méthode et rigueur
- Sens de l'anticipation, de l'organisation et de la coordination
- Aptitude à travailler en équipe
- Disponibilité, discrétion et confidentialité
- Sens du contact et des relations humaines
- Polyvalence et capacité d'adaptation
- Savoir gérer la pression
Bienvenue chez Sorbonne Université – Faculté des Lettres
L'unité de formation et de recherche (UFR) de langues étrangères appliquées (LEA) a pour vocation de comprendre les enjeux du monde contemporain à travers l'étude des langues et des civilisations des pays. Ce parcours pluridisciplinaire allie une formation en linguistique (choix de deux langues), en politique, en droit et en économie. Il donne accès à différentes spécialités professionnalisantes dans le commerce et la communication à l'échelle internationale.
Localisation : Malesherbes (localisation principale) et Clignancourt
Publiée le 20/05/2026 - Réf : 2026-2284640
