Les missions du poste
Missions :
Placé sous la responsabilité du chef(fe) du Centre d'Appels et de Suivi (CAS), vous prendrez part à l'enregistrement et au suivi des demandes logistiques des entités soutenues par la direction des services administratifs et financiers du Premier ministre.
Activités principales :
- Assurer la prise d'appels des demandes et incidents logistiques
- Assurer le suivi des actions en cours et informer les utilisateurs sur l'évolution du traitement de leurs demandes
- Proposer et réserver des salles de réunions mutualisées répondant aux besoins exprimés
- Garantir la satisfaction du client et la qualité de service du centre d'appels
Détails des missions du téléconseiller :
Relation client :
- Prendre en charge les appels téléphoniques (assistance niveau 1) et les demandes exprimées par mail
- Saisir les demandes et incidents dans l'outil de gestion (ORIGAMI)
- Assurer le suivi des actions enregistrées jusqu'à la vérification de l'état du service rendu (clôture du ticket)
- Relancer les demandes en cours non traitées et solliciter les responsables hiérarchiques en cas de blocage de la demande
- Traiter les formulaires "arrivées et départs" des entités en vérifiant les données et si besoin en complétant avec le demandeur les informations manquantes ou erronées
- Gérer les demandes de réservation de vélos mis à la disposition des résidents du site Ségur-Fontenoy
Réservation des salles de réunion mutualisées :
- Recueillir les besoins des utilisateurs pour proposer des salles adaptées et répondre aux spécificités exprimées (capacité d'accueil, lieu, équipements, restauration)
- Assurer un suivi des réservations (confirmation d'option, annulation, report...) en lien avec les utilisateurs
- Mettre à jour les réservation de salles dans l'outil Gestion Réservation Salle (GRS)
- Etre force de proposition pour trouver des solutions répondant au besoin
Brigade de permanence après-midi (12h-19h) :
- Établir et envoyer chaque soir au cadre assurant les astreintes le planning des salles de réunion
Évènements spécifiques :
- Les téléconseillers du CAS peuvent être sollicités lors événements impactant le service
- Possibilité de participer sous-forme de volontariat à des événements dans les services du Premier ministre (Journées du Patrimoine; fête de la musique)
Cette liste est non exhaustive.
Le profil recherché
Profil :
Vous disposez d'une première expérience dans la gestion de prise d'appels qui vous a permis d'appréhender les enjeux de la satisfaction client, de l'écoute et de la courtoisie.
Savoirs
- Connaissance de la technique de gestion d'appels (accueil, reformulation, clôture, suivi)
- Utilisation d'applications informatiques
- Respect des niveaux de services et des processus qualité
Savoir-faire
- Bonne expression orale et écrite
- Capacité d'analyse et de synthèse
- Maitrise des outils informatiques (Word, Excel,Outlook)
Savoir être
- Savoir travailler en équipe et partager l'information avec son N+1et au sein de l'équipe
- Ponctualité
- Savoir écouter, garder son calme face aux demandes urgentes
- Savoir s'exprimer au téléphone de manière claire et concise
- Respecter les consignes et s'adapter aux évolutions de l'offre de service
- Rigueur, discrétion
Bienvenue chez Service Public
2. Bureau de la performance, du conseil interne et de la relation client (BPCIRC) :
Apporte un appui au pilotage et à l'innovation de la DSAF : conseil interne en conduite de projets et en analyse des processus, pilotage de projets et de dossiers transverses.
Assure le contrôle de gestion.
Conduit et coordonne les actions en matière de développement durable.
Pilote la relation client de la DSAF : présentation et évaluation de l'offre de services, gestion de la relation opérationnelle avec les services soutenus, coordination des installations et des départs des entités.
Au sein du bureau, le Centre d'appels et de suivi (CAS) est chargé de De gérer, via l'outil de réservation, les salles de réunion
D'enregistrer, dans l'outil dédié, les demandes et incidents logistiques transmis par téléphone, par courriel ou saisis directement par les entités dans l'application, et, le cas échéant, de les qualifier ou de les réorienter ;
D'assurer le suivi de leur traitement.
Il est constitué d'une équipe de 5 personnes : la responsable du CAS et quatre téléconseillers.
Publiée le 19/05/2026 - Réf : 2026-2282638
