Assistant de Direction H/F Association Horizon Amitié

L'Association Horizon Amitié recrute dès que possible, en CDI à temps plein :

1 Assistant(E) de direction (H/F)

Véritable bras droit de la Directrice générale et de la Directrice générale adjointe, l'assistant(e) de direction occupe un poste clé au sein de l'Association, en interface avec tous les services. Elle représente l'image de l'Association à travers ses échanges avec les prestataires, les fournisseurs, les partenaires, les salariés. Le poste est très polyvalent et ne se limite pas à des tâches de secrétariat, l'assistant(e) de direction est amené(e) à suivre rigoureusement tous les dossiers de la Direction générale.

Les missions :

• L'Accueil physique et téléphonique,
• Préparer les réunions avec les partenaires, les financeurs, les représentants du Personnel, les chefs de service ou autres et participer si nécessaire pour la rédaction de comptes rendus,
• Gérer les plannings de la Direction générale sur outlook,
• Réceptionner, trier et envoyer quotidiennement le courrier,
• Transmettre des messages de la Direction aux chefs de services, aux partenaires, financeurs, et à l'équipe du siège,
• Travaux rédactionnels : courriers, mails, notes d'information, notes de direction, protocoles,
• Répondre aux sollicitations des chefs de service, notamment la signature de devis
• Suivre et relancer les dossiers demandés par la Direction générale auprès des chefs de service,
• Mettre à jour l'organigramme et le répertoire interne de l'Association,
• Valider les commandes des services, faire des achats pour les services,
• Transmission des incidents informatiques rencontrés par les salariés auprès du prestataire informatique,
• Organisation d'évènements internes ou externes.