Les missions du poste
Activités essentielles du poste:
Travaux courants de secrétariat
Assure l'accueil physique et téléphonique (Vannes, Lorient et Pontivy), renseigne et oriente les usagers
Evalue et alerte sa hiérarchie lors de l'identification d'une situation à risque, d'une urgence
Assure la traçabilité et la conservation des informations
Réceptionne, diffuse et assure la traçabilité des courriers/mails
Gestion des déplacements professionnels, des bons de commande
Saisie des aménagements, suivi et diffusion
Constitue et suit les dossiers administratifs des usagers
Etablit et actualise des tableaux de suivi
Communique en répondant aux demandes des autres services et de l'extérieur par la sélection et la diffusion d'informations appropriées
Assister une équipe pluri professionnelle
Assiste l'équipe du pôle dans la planification et l'organisation de ses activités (gestion des plannings de RDV et de convocation pour les médecins, psychologues et assistantes de service social, gestion des stocks, fournitures...)
Réalise une veille documentaire
Prépare les dossiers et les supports de communication nécessaires aux réunions de service, aux Commissions
Saisit et met en forme des documents divers : courriers/courriels, comptes-rendus de réunions, les diffuse.
Classe et Archive les pièces administratives.
Activités spécifiques du poste
Assurer le lien entre les professionnels du service, les composantes, et les différents prestataires du service
Participe à la présentation du service aux étudiants et aux secrétariats des différentes filières et à l'organisation d'événements institutionnels
Aider à la mise en place d'outils informatiques (dossiers médico-psycho-social informatisé) et à la mise à jour des informations relatives au SSE sur le site internet de l'UBS
Assiste la direction du service dans le suivi des dossiers, des actions de préventions, des ressources humaines et des étudiants relais santé
Le profil recherché
Bac minimum ou titre équivalent de niveau 4, une expérience dans le secteur médical serait appréciée. Vous avez une bonne pratique de l'accueil du public jeunes adultes à besoins spécifiques, maladie, souffrance psychique ou souffrance sociale. Vous avez des aptitudes à l'écoute et êtes en capacité d'analyser les demandes. Vous avez un sens aigu de la discrétion et de la confidentialité, une aptitude à rendre compte, et d'excellentes aptitudes relationnelles. Vous savez travailler en autonomie et gérer les priorités.
Bienvenue chez Université de Bretagne Sud
Au sein du service de santé des étudiants (SSE) sur le campus de Vannes, le gestionnaire (F/H) assure l'accueil des étudiants, l'organisation et la planification des activités du pôle, la constitution et le suivi administratif des dossiers. Il/Elle travaille dans une équipe pluri professionnelle et est l'interface entre les intervenants et le public accueilli. Ayant accès à des informations confidentielles, il.elle est soumise aux règles du secret professionnel, au respect de l'éthique et de la déontologie.
Publiée le 13/05/2026 - Réf : 2026-2252231
