Responsable Administratif et Financier H/F

Tarbes Expo Pyrenees Congres

Missions principales

Sous l'autorité de la Direction, vous assurez la gestion administrative, financière, comptable et sociale de la structure, ainsi que le suivi opérationnel lié à l'activité événementielle.

Activités principales

Gestion comptable et financière

- Assurer la saisie de la comptabilité courante ;
- Préparer les mandatements et titres de recettes dans les délais réglementaires ;
- Assurer le suivi des encaissements et décaissements ;
- Suivre la trésorerie et établir les prévisionnels ;
- Assurer le suivi des régies d'avance et régies cartes bancaires ;
- Assurer le tenue des caisses en coordination avec les adjoints lors des événements ;
- Réaliser les déclarations de TVA ;
- Participer à l'élaboration et au suivi budgétaire ;
- Établir et contrôler les comptes annuels ;
- Travailler en lien avec les services du Trésor public.

Gestion administrative et ressources humaines

- Assurer le suivi administratif du personnel ;
- Constituer et tenir à jour les dossiers individuels ;
- Suivre les embauches, les entrées et sorties ;
- Préparer les éléments variables de paie en lien avec le cabinet comptable ;
- Assurer le suivi des congés, absences, arrêts maladie et IJSS ;

Gestion commerciale et événementielle

- Établir les factures clients et assurer le suivi des impayés ;
- Participer à l'organisation administrative des manifestations ;
- Préparer les caisses et assurer les dépôts de fonds ;
- Gérer certaines commandes logistiques et prestations liées aux événements ;
- Assurer ponctuellement l'accueil, la billetterie ou le standard en soutien des équipes.

Gestion administrative générale

- Participer à la préparation des conseils d'administration en lien avec la Direction ;
- Préparer les délibérations et décisions modificatives ;
- Assurer le suivi des assurances et sinistres ;
- Participer aux procédures de marchés publics et réponses aux appels d'offres ;
- Assurer le classement et l'archivage ;
- Réaliser diverses déclarations administratives et réglementaires.

Profil recherché

- Formation supérieure en comptabilité, gestion ou administration ;
- Bonne connaissance de la comptabilité idéalement de la comptabilité publique (non obligatoire);
- Connaître les bases de fonctionnement des marchés publics ;
- Maîtrise des outils bureautiques notamment un bon niveau excel ;
- Rigueur, autonomie et sens de l'organisation ;
- Polyvalence et capacité à travailler dans un environnement événementiel ;
- Qualités relationnelles et esprit d'équipe ;
- Discrétion professionnelle et sens du service public.

Conditions de recrutement

- Poste à temps complet CDI
- Statut de droit privé
- Disponibilité ponctuelle en soirée et week-end lors des manifestations

Description de la structure

Le Parc des expositions, établissement public, accueille tout au long de l'année des salons, manifestations économiques, événements culturels et grand public. Dans un environnement dynamique mêlant gestion publique, activité événementielle et relation clientèle, la structure recherche son/sa Responsable administratif et financier.