Assistanat Secrétariat Médical - Secrétariat H/F AP-HP

Présentation générale du Service de Gériatrie Aiguë Polyvalente Court Séjour - site Charles Foix

Le service de Gériatrie Aiguë Polyvalente du Pr. Eric PAUTAS comporte 51 lits de Médecine Gériatrique sur deux secteurs :

ü Secteur Arche : 20 lits

ü Secteur Village : 31 lits

Le service accueille des patients âgés majoritairement issus des services d'Accueil des Urgences du groupe hospitalier (80%) ou directement de leur domicile (20%).

Les indicateurs annuels : le nombre de séjours est d'environ 1500 et la durée moyenne de séjour (DMS) de 14 jours

Vos missions

• Missions en lien avec les Usagers :

  AMA référente secteur Arche

  Gestion de l'ensemble des informations médico-administratives du patient

  - Accueil téléphonique et physique des patients et/ou des familles

  - Gestion des dossiers médicaux via le logiciel ORBIS : renseigner la liste des correspondants médicaux via Ms.Santé, mise en forme des CRH/CS et numérisation des éléments du DM.

  - Préparation des documents de sortie (CRH, ordonnances, certificats médicaux, consignes spécifiques...)

  - Suivi de l'exhaustivité des comptes rendus d'hospitalisation

  - Organisation et suivi de ré-hospitalisation des patients (prise des RDV des examens complémentaires, préadmissions et convocations)

  - Promouvoir la simplification du parcours administratif des patients convoqués ; démarche de préadmission en ligne

  Missions en lien avec le service :

  - Contribution aux projets de service

  - Organisation de réunions de service ; planification, diffusion ordre du jour, prise de note et rédaction de compte rendu

  - Mise à jour des procédures écrites d'uniformisation des pratiques du service et de l'institution ; diffusion et affichage

  - Gestion trimestrielle et semestrielle des arrivées des étudiants externes et des internes : livret d'accueil, tenues, accès aux codes informatiques...

  - Paramétrage de l'entête du service.

  - Demandes d'interventions techniques de son secteur via Saphir

  - Gestion du courrier départ et arrivée via le Vaguemestre

  - Complémentarité avec son binôme

  Missions transversales :

  - Gestion mensuelle des présences et des gardes des praticiens hospitaliers, juniors et séniors des 2 secteurs via l'application CHRONOS

  - Traitement des demandes de dossiers médicaux en lien avec la Direction des Usagers

  - Mise à jour du site de DES de Gériatrie Ile de France

Profil recherché

SAVOIR FAIRE REQUIS
Accueil et orientation des personnes, des groupes, des publics
Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, des visites
Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
S'exprimer avec professionnalisme auprès d'une ou plusieurs personnes en face à face ou par téléphone
Traiter et résoudre des situations agressives et conflictuelles
Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau

CONNAISSANCES REQUISES
Techniques de secrétariat médical
Connaissance de la prise en charge des patients dans un service
Communication / relations interpersonnelles
Droit de la santé dans son domaine d'activité
Règlementation des archives
Maitrise du vocabulaire médical

Schéma horaireJourTemps de travail7h30Horaires de travail09H00 - 16H30TélétravailOuiVos avantages à l'AP-HP

Formation continue et apport des outils face à la transformation numérique

Possibilité d'évolution de carière

Labellisé service apprenantLabellisé service apprenant
Description de l'hôpitalIntégrer le groupe hospitalier APHP Sorbonne université, c'est rejoindre près de 20 000 professionnels qui participent à la qualité de prise en charge des patients qui nous font confiance. Le groupe Sorbonne université propose, de par sa taille et son offre de soin complète, d'excellence et de proximité, une prise en charge d'une multitude de pathologies à tous les âges de la vie allant du nouveau-né à la personne âgée. AP-HP. Sorbonne Université constitue aussi l'opportunité de participer à un projet commun pensé pour les patients, d'imaginer de nouvelles collaborations et de se projeter dans une vision partagée de l'avenir à travers les projets des DMU. Il est composé de 7 hôpitaux rattachés à la faculté de médecine de Sorbonne Université. Acteurs majeurs de l'Est parisien en matière de recherche et d'innovation, ils assurent tous une mission d'enseignement avec l'accueil de milliers d'étudiants en médecine et paramédicaux chaque année. Une journée dans le GH-SUN c'est 5 315 prises en charges, 2 971 consultations externes, 937 admissions, 580 passages aux urgences, 261 actes de chirurgie, 23 naissances, 1 greffe. Référence de l'offre2026-22069