Assistant Administratif et Comptable H/F

Altopictus

Dans le cadre d'un remplacement pour congé maternité, Altopictus recherche un(e) Assistant(e) administratif(ve) et comptable pour son siège social situé à Bayonne (64). Sous la supervision de la Responsable Administrative et Financière, l'Assistant(e) administratif(ve) et comptable assurera la gestion administrative et comptable de l'entreprise, le suivi de la facturation et de la trésorerie, ainsi que le support
aux équipes internes dans leurs besoins quotidiens de gestion.
Véritable appui central du fonctionnement de l'entreprise, le poste implique une collaboration étroite avec l'ensemble des services ainsi qu'avec les agences, afin de garantir la fiabilité des données administratives et comptables, de fluidifier les échanges internes et de contribuer au bon déroulement des activités sur l'ensemble des sites.

Comptabilité :
> Assurer la saisie de la comptabilité courante (clients, fournisseurs), le lettrage des comptes et les rapprochements bancaires ;
> Gérer et suivre la facturation (émission des devis et factures, relances clients, suivi des impayés et remontée des litiges) ;
> Assurer la bonne gestion administrative et financière de l'entreprise ;
> Préparer les déclarations de TVA ;
> Préparer des comptes annuels ;
> Tenir et mettre à jour les tableaux de bord financiers (chiffre d'affaires, échéanciers) ;
> Suivre les charges fixes, consulter les fournisseurs, contrôler les notes de frais et assurer le suivi des notes de frais des salariés ;
> Assurer le suivi des commandes, organiser les expéditions et gérer les stocks de consommables.

Administratif :
> Assurer le secrétariat courant (gestion du standard téléphonique, agenda, mails, courriers, prises de rendez-vous, rédaction de documents administratifs) ;
> Organiser les déplacements professionnels (réservations de transport et d'hébergement) ;
> Prendre des notes, contrôler les documents du point de vue du contenu et de la langue, il faut donc une connaissance des normes rédactionnelles de divers documents (courriels, rapports techniques, mémoires techniques etc.);
> Réaliser le classement et l'archivage des documents administratifs et comptables (papier et numérique) ;
> Gérer et mettre à jour les dossiers des formations clients
> Réaliser des recherches documentaires en appui des activités internes ;
> Participer aux réunions d'équipe ;
> Connaître les tâches et compétences principales des différentes personnes ;
> Apporter un support transversal aux équipes en fonction des besoins et des priorités du service.