Assistant Administratif et Financier - Ivry-Sur-Seine H/F

Communes

Vous avez le sens du service public, vous souhaitez mettre à disposition et/ou développer vos compétences organisationnelles, vous disposez de qualité relationnelle et savez-vous adapter à différentes situations.

Sous la responsabilité de la responsable de service, le pôle administratif duquel

dépend les assistants administratifs et financiers , en lien avec

les responsables de secteurs, assure la coordination et la gestion

administrative et financière du service ainsi que le secrétariat, le suivi des marchés (rédaction de cahier des charges, montage de DCE, consultation, suivi des prestations sur le plan administratif et financier) et le suivi administratif et financier des opérations d'amélioration de l'habitat privé.

Dans le cadre de l'exercice de vos fonctions, vous serez chargé des missions suivantes :

Gestion du courrier et des courriels

- Assurer l'enregistrement, la diffusion et l'archivage des courriers et courriels
- Suivre le circuit de validation et d'envoi

Gestion administrative du service

- Participer à la formalisation et à l'harmonisation des procédures
- Assurer la mise à jour des outils et bases de données du service
- Suivre les activités administratives (formations, congés, tableaux de bord)
- Contribuer à l'accueil et à l'intégration des nouveaux agents
- Participer à la diffusion de l'information interne

Gestion financière

- Assurer le suivi administratif et financier des prestations et marchés
- Établir les bons de commande et suivre les engagements
- Gérer la facturation et le suivi budgétaire
- Assurer la gestion des fournitures et équipements
- Participer à l'instruction de dossiers administratifs

Appui aux secteurs (SCHS / SHS)

- Assurer le suivi administratif des dispositifs liés à l'habitat
- Gérer les dossiers (attributions, signalements, demandes)
- Assurer le lien avec les partenaires institutionnels (bailleurs, usagers, notaires)

Préparation des instances

- Participer à l'organisation et à la préparation des instances (commissions, comités, conseils)
- Préparer les dossiers administratifs afférents
- Assurer le lien avec les élus et services partenaires