Assistante de Direction - Conseil Régional de Guadeloupe H/F

Conseils régionaux

Sous l'autorité hiérarchique et fonctionnelle du Directeur des Ressources Humaines, l'assistante de direction assure le suivi des actions engagées par sa direction, elle est chargée des tâches administratives de gestion des ressources humaines et assure un lien transversal entre les services et autres directions.

Au quotidien, dans le cadre d'un travail en équipe, assure des tâches d'assistance de direction.
Gestion administrative de la direction des ressources humaines
Secrétariat :
- Enregistrement des courriers et transmission aux services concernés
- Rédaction, mise en forme des documents administratifs (courriers, notes, rapport, etc...)
- Assure la circulation des parapheurs, courriers, notes - Gestion des plannings des astreintes
- Assure la gestion du stock des fournitures bureautiques de la direction

Accueil / Communication
- Assure un accueil téléphonique et physique interne ou externe de qualité
- Filtre les appels, prendre les messages, orienter les interlocuteurs en donnent des premiers éléments de réponses ou en s'assurant de relayer la demande vers le service compétent
- Assure la circulation des informations internes ou externes au sein de la direction

Assistanat :
- Organise l'agenda et la prise de rendez-vous en fonction des priorités du directeur des ressources humaines
- Organise les déplacements - Rappelle les informations importantes et transmet les messages
- Intègre les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités (connaissance des dossiers)
- Assure l'organisation logistique des réunions et missions (réservation de date et de salle, convocation, prestations...)
- Participe aux réunions, prend des notes, rédige les projets de comptes rendus en lien avec le DRH (réunion de service,...)

Gestion des candidatures spontanées
-Réceptionner et enregistrer les candidatures spontanées sur le logiciel E-recrutement (analyse des CV et lettres de motivation) (flux des candidatures entre 50 à 100 par mois)
- Gérer la base de données des candidats sur le logiciel E-Recrutement (Classer par critères (diplôme, expériences professionnelles, etc...))
- Rédaction et envoi des réponses aux candidats Gestion des demandes de stage étudiants
- Réceptionner et enregistrer les demandes de stage (analyse des CV et lettres de motivation)
- Faire la proposition des candidatures dans les services et directions de la collectivité
- Préparer l'arrivée du stagiaire (constitution du dossier administratif, signature de la convention de stage, enregistrements des données sur Sedit en cas de gratification