Adjoint en Gestion Administrative Financière et Paye H/F

Universite Grenoble Alpes

Missions principales :
Placé sous l'autorité hiérarchique de la responsable du service financier, vous serez intégré dans une équipe de quatre personnes.
Vous aurez pour mission principale de traiter, en équipe, de l'ensemble des actes administratifs et financiers du pôle finances de la FEG en matière de dépenses, recettes et missions et plus particulièrement en charge des heures d'enseignement dans le logiciel HELICO-ADELI.

Activités :
=>Traiter les heures d'enseignement sur HELICO (puis OSE):
- Prise en charge des enseignants titulaires et contractuels nommés à la rentrée
- Assurer la gestion des intervenants extérieurs : transmission, collecte et contrôle des dossiers de recrutement
- Assurer le suivi des services d'enseignement : collecte, contrôle et saisie des services prévisionnels et réalisés, dans le respect de la réglementation

=> Contrôler le volume d'heures effectuées
- Assurer la vérification et la saisie des mises en paiement des heures complémentaires (bordereaux mensuels) ainsi que le traitement des primes pédagogiques et administratives
- Assurer l'archivage de l'ensemble des dossiers

=> Assurer le suivi des échanges d'enseignement : contrôler l'exécution des échanges d'heures de service entre UFR et autres composantes de l'UGA ou établissements du site grenoblois

=> Gérer les dépenses :
- Assurer la gestion des dépenses en cas de suppléances dans le service, traiter les demandes d'achat dans le respect des marchés publics et des procédures internes (garantir la fiabilisation du flux des dépenses)

=> Gérer les missions :
- Gérer, en binôme, les actes administratifs et financiers liés aux missions des vacataires et des suppléances en effectuant l'ensemble du processus : création du missionnaire, ordre de mission, note de frais (garantir la fiabilisation du flux des missions)

=> Gérer les recettes :
- Assurer les actes de gestion en recettes et avoirs (frais annexes, CPF EDOF, formations et régie des frais pédagogiques) et assurer le suivi des contentieux en lien avec l'agence comptable

=> Gérer les identifications des virements du relevé TG en binôme et en lien avec les services de scolarité

Restriction ou contraintes liées au poste : forte activité lors des périodes de paie, forte activité en fin d'exercice comptable, pas de congé possible durant ces périodes.