Détail du poste
Apporte une aide administrative permanente aux responsables des pôles concernés.
Service "Finances, contrôle interne et affaire juridiques"
° Gestion du courrier et des courriels :
- Transmission, information et enregistrement sur l'outil de gestion électronique du courrier, datation et transmission au DGS et services concernés en cas d'absence de l'agent d'accueil. - Administrateur du logiciel GEC.
° Accueil physique et téléphonique
Accueil et information physique et téléphonique des usagers si absence de l'agent d'accueil.
° Gestion des conventions et contrats divers
Mise à jour des documents et suivi. Tenue du registre.
° Organisation et planification de réunion :
Préparation, mise en forme des documents, tenue matérielle des séances et compte-rendu du conseil et réunions diverses (cadres, secrétaires de mairie). + commissions en cas d'absence de l'agent d'accueil.
° Commande publique :
- Suivi des marchés par l'intermédiaire d'un tableau de bord.
- Classement et production des dossiers marchés, avec les pièces obligatoires et le volet dématérialisé.
- Vérification des documents administratifs.
- Assurer le transfert des documents au contrôle de légalité.
Service "Piscine Aquaried"
° Gestion des courriels
Gestion de la boîte mail de la piscine.
° Accueil physique et téléphonique
Accueil et information physique et téléphonique des usagers.
° Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
Documents administratifs et techniques, tableaux, etc.
° Suivi des projets et activités du service
École de natation, scolaires, bons de commande, etc.
° Communication
Mise en forme et réalisation de documents. Mise en ligne sur le site de la CCRM d'évènements divers.
Service "École de musique intercommunale"
° Suivi des projets et activités du service
Inscriptions (enregistrement, traitement et suivi),
° Communication
Mise en forme et réalisation de documents. Mise en ligne sur le site de la CCRM d'évènements divers.
Le profil recherché
Savoirs :
Techniques de secrétariat, Règles de l'expression et de la communication orale et écrite, Très bonnes connaissances en orthographe, Fonctionnement des services de la collectivité, Savoir rédiger courriers, compte rendu, etc, Disposer de capacités d'analyse et de synthèse, Être sensibilisé aux marchés publics.
Savoirs faire :
Maîtrise du pack office, Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers et documents, Saisir et rédiger des documents administratifs, Créer, renseigner et tenir à jour des tableaux de suivi, Rédiger des comptes rendus de réunion, instruire un dossier
Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages, Orienter le public vers l'interlocuteur compétent, Photocopier, scanner des documents, Trier, classer et archiver des documents, Organiser des rendez-vous, Savoir synthétiser de rapports d'activité, Tâches de gestion financières ou comptables
Savoirs être :
Discrétion, organisation, disponibilité, réactivité, sens des priorités
Publiée le 06/05/2026 - Réf : O067260430001765
