Détail du poste
Présentation du poste
L'agent d'accueil polyvalent accueille, oriente, renseigne le public et accompagne la demande des usagers en fonction des différents canaux de communication utilisés (physique, téléphonique, numérique). Représente l'image de la collectivité et de l'établissement auprès des usagers.
Il/elle est chargé(e) d'autres missions dévolues au service accueil du CDG.
Désignation de la fonction
Agent d'accueil polyvalent
Grades : adjoint administratif territorial
Poste à temps complet ;
Poste situé à : Cazouls-Lès-Béziers
Missions principales
Accueil et relation aux usagers
Accueillir, renseigner et orienter les visiteurs, partenaires et candidats
Gérer les appels téléphoniques et assurer les mises en relation
Organiser les permanences et coordonner les accueils sur plusieurs sites
Gérer les accès Wifi pour les intervenants externes
Veiller à la qualité et à la convivialité des espaces d'accueil
Appliquer les procédures d'ouverture et de fermeture des locaux
Gestion du courrier et des communications
Réceptionner, trier, enregistrer et numériser le courrier entrant
Assurer la diffusion interne via la GED
Gérer les boîtes mails génériques (réception, orientation, suivi)
Réceptionner et distribuer les colis
Appui logistique et organisationnel
Organiser les réunions (réservation de salles, logistique, accueil café, traiteur)
Gérer les réservations de déplacements et d'hébergements
Assurer le suivi administratif des prestataires et des devis
Préparer les supports et dossiers nécessaires aux réunions
Gestion des locaux et des moyens généraux
Suivre les prestations d'entretien des locaux et contrôler leur qualité
Planifier les interventions techniques si nécessaire
Gérer les stocks (fournitures, produits d'entretien, denrées)
Passer les commandes et suivre les livraisons
Mettre à jour les outils de suivi (Excel, base Access)
Participer au suivi du matériel médical en lien avec le service concerné
Secrétariat administratif
Rédiger et mettre en forme courriers et documents administratifs
Assurer les envois (publipostage, mise sous plis)
Gestion des salles
Traiter les demandes de réservation
Vérifier les disponibilités et établir les conventions
Coordonner les aspects techniques, informatiques et logistiques
Missions complémentaires
Assurer un premier niveau d'information sur les concours
Participer à l'organisation et à la surveillance des épreuves
Accueillir et émarger les candidats
Suivre les prestataires (distributeurs, fontaines, équipements)
Le profil recherché
Compétences
Parfaite connaissance de l'établissement, des partenaires, des missions et du fonctionnement des services
Maîtrise des outils bureautiques : Word, Excel, messagerie électronique, logiciels internes.
Gestion documentaire : Classement, archivage, préparation de dossiers de réunion.
Communication : Capacité à transmettre clairement des informations et à rédiger des messages compréhensibles.
Polyvalence
Savoir-être
Sens de l'accueil et relationnel : courtoisie, disponibilité, patience et écoute.
Discrétion et confidentialité : respect des informations sensibles et données personnelles.
Rigueur et organisation : Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et à suivre les procédures.
Réactivité et adaptabilité : Savoir faire face à des situations imprévues ou urgentes.
Ponctualité et fiabilité : Assurer une présence régulière et constante au poste d'accueil.
Esprit d'équipe : Capacité à collaborer avec différents services et collègues.
Calme et maîtrise de soi : Savoir gérer des situations stressantes ou des conflits avec le public
Bonne présentation
La carte
D14
34370 Cazouls-lès-Béziers
Publiée le 06/05/2026 - Réf : O034260504000238
