Assistant - Assistante de Direction pour la DRH et la Dfj - Conseil Departemental des Cotes d'Armor H/F

Conseils départementaux

Vous êtes en charge du secrétariat de la Direction des Ressources Humaines et du secrétariat de la Direction Finances et Juridique.

Apporter un soutien administratif aux directeurs
- gérer l'agenda des Directeur des Finances et du Juridique et du Directeur des Ressources humaines
- planifier les rendez-vous en fonction des priorités
- organiser les déplacements
- rappeler les informations et transmettre les messages
- organiser la logistique et la préparation, le cas échéant, des réunions
Elaborer et mettre en forme des documents pour les directeurs et le cas échéant pour les cheffes de service
- prendre des notes, rédiger et mettre en forme tous documents administratifs
- élaborer les comptes-rendus de réunion de direction de la DFJ
- saisir les rapports et délibérations de la DRH dans AIRS DELIB et suivre leur validation
Gérer les activités quotidiennes du secrétariat de direction
- Assurer l'accueil téléphonique et physique et l'orientation dans la DRH
- Enregistrer et traiter le courrier postal et électronique pour les deux directions
- suivre le traitement des courriers dans le logiciel Post-Office
- gérer le suivi et la coordination des parapheurs "arrivée et départ" des deux directions
- favoriser la circulation des informations et la communication au sein de la DRH
Appuyer le bon fonctionnement des directions et la continuité du service en lien avec la chargée de communication RH
- assurer le suivi et la commande des fournitures
- gérer les flux "Sésame" d'arrivée et de départs des directions, en fonction des demandes
- participer à l'organisation du classement de l'archivage des dossiers DRH
- en cas de besoin, appuyer la continuité du service sur la communication RH (publication intranet, envoi mail info-DRH) et sur la logistique et la tenue des instances du personnel (CST, F3SCT)
Activité complémentaire :
saisir les données de paye liées à la mutuelle