Assistant de Direction H/F Morgan Philips Specialist

Notre client, un Family Office d'une dizaine de collaborateurs, basé à Paris, recherche un Assistant de Direction F/H.

Véritable bras droit du Dirigeant, l'Assistant de Direction lui permet de se concentrer sur son coeur de métier en prenant en charge l'ensemble des sujets administratifs et organisationnels.
À ce titre, il est un interlocuteur clé, représentant l'entreprise et son Dirigeant aussi bien en interne qu'en externe, en lien étroit avec les clients, les collaborateurs et les partenaires.

Ce poste requiert une excellente présentation, un très bon relationnel, un sens aigu de la diplomatie et une culture forte de la confidentialité. Personne de confiance, l'Assistant de Direction est au coeur de l'information et des décisions.

Missions principales
Assistanat de Direction

* Filtrer les appels, accueillir les clients et visiteurs
* Gérer l'agenda du Dirigeant : réunions, rendez-vous, priorités
* Organiser et préparer les déplacements
* Gérer le courrier (papier et mails) : tri, transmission, classement et archivage
* Assurer le suivi quotidien avec le Dirigeant de l'avancement des dossiers
* Gérer le classement papier et numérique
* Être l'interface des interlocuteurs internes et externes et coordonner la circulation de l'information

Client servicing

* Préparer les dossiers et les ordres du jour des rendez-vous
* Rédiger les comptes rendus
* Répondre aux demandes des clients (support administratif, sujets de vie courante...)

Office Management

* Gestion des services généraux
* Facturation :

* Préparation des éléments de facturation en lien avec les équipes et l'expert-comptable
* Établissement, édition et envoi des factures

* Préparation de la liasse comptable mensuelle
* Informatique :

* Centralisation des demandes des collaborateurs et coordination avec le prestataire informatique
* Suivi des abonnements et du matériel informatique

Marketing & Communication

* Mise à jour du site internet (blog, revue de presse, contenus)
* Mise en page et diffusion de la newsletter
* Communication sur les réseaux sociaux