Les missions du poste
Sous la supervision de la Coordinatrice Administration Commerciale et Support RH, vous travaillez en étroite collaboration avec la direction.
1. Gestion administrative et commerciale
- Mettre à jour le CRM Hubspot
- Réaliser les devis à destination des prospects
- Assurer la facturation des clients
- Mettre à jour le référentiel clients (clients, dates de début de mission, prestations vendues)
- Réceptionner les demandes de devis
2. Gestion des devis
- Rédiger les devis et les documents associés (lettres de mission, etc.)
- Créer et archiver les devis sur les outils internes
- Envoyer les devis
- Enregistrer les envois dans le CRM et créer les transactions
- Mettre à jour les transactions dans le CRM Hubspot et les outils internes
3. Suivi administratif et financier
- Mettre à jour l'outil de gestion comptable Pennylane après signature des devis
- Faire le suivi de production sur Monday (fin de mission en vue de la facturation)
- Intégrer les factures de sous-traitance et fournisseurs dans Pennylane
- Informer la direction des paiements à effectuer
- Faire le rapprochement des paiements avec les factures dans Pennylane
- Suivre les paiements des clients et relancer en cas de retard
4. Gestion des sous-traitants et reporting
- Traiter les factures de sous-traitance (consultants, formateurs)
- Préparer les éléments de reporting hebdomadaire (activité commerciale et administrative)
- Suivre le reporting recrutement (candidatures envoyées par les consultants aux clients)
5. Organisation et support à la direction
- Organiser les déplacements de l'équipe (réservation des transports et hébergements)
- Gérer l'agenda de la dirigeante
- Gérer les boîtes de réception (direction et administration - mails entrants)
- Organiser les réunions
- Commander les fournitures et le matériel
- Gérer la logistique des événements (plateaux repas)
Le profil recherché
Vous préparez une formation de niveau Bac +2 ou Bac +3 de type Support à l'action managériale, Assistant de gestion PME/PMI ou équivalent.
Vous avez idéalement une première expérience en gestion administrative ou en environnement professionnel (stage ou alternance).
Vous êtes rigoureux(se), organisé(e) et à l'aise avec la gestion de plusieurs tâches. Vous êtes à l'aise avec les outils digitaux (CRM, outils collaboratifs, outils de gestion).
Vous faites preuve de fiabilité, de discrétion et avez le sens des priorités.
Vous êtes capable de traiter des informations sensibles avec un haut niveau de confidentialité et de professionnalisme.
Ce que vous allez développer :
Vous développerez votre organisation et votre rigueur dans le suivi des activités administratives et commerciales. Vous apprendrez à utiliser des outils de gestion (CRM, outils comptables, outils de suivi). Vous serez impliqué(e) dans le suivi des activités commerciales et administratives. Vous contribuerez à la gestion quotidienne de l'activité et à son suivi. Vous serez sensibilisé(e) à la gestion de données confidentielles et aux exigences de confidentialité dans un environnement professionnel.
Se former en alternance chez Skale Collaborative Business School
Envie de rejoindre une école qui te prépare au monde de l'entreprise ?
SKALE Business School, avec ses campus à Orléans et Antony, propose des formations du BTS au Mastère, adaptées aux besoins du marché et à tes ambitions.
Que tu t'intéresses au marketing, à la gestion, au commerce ou à l'entrepreneuriat, SKALE t'offre des parcours personnalisés, en alternance ou en initial.
Ici, tu bénéficieras d'un accompagnement sur mesure et d'une véritable proximité avec le monde professionnel, pour maximiser ton employabilité dès la sortie.
Rejoins une école à taille humaine, dynamique et tournée vers l'avenir.
Inscris-toi dès aujourd'hui et lance ta carrière avec nous !
Publiée le 05/05/2026 - Réf : 4053941/28723428 AADD/92A
