Assistant - Assistante de Gestion Administrative H/F

Universite de Toulon

Votre mission
L'université de Toulon recrute un assistant en gestion administrative (F/H) au sein de la direction des affaires juridiques et institutionnelles (DAJI) - Poste pérenne, à temps complet, ouvert aux fonctionnaires ou dans le cadre d'un CDD.

Au sein de la DAJI, le poste d'assistant en gestion administrative est rattaché au directeur et les missions sont exercées en interface avec les deux pôles de la direction, ce qui donne une vision transversale et variée des activités de l'université.

Le poste offre la possibilité de travailler avec un large réseau d'interlocuteurs de l'établissement tels que la gouvernance, les responsables de composantes, les directions administratives des composantes et directions métiers.

Au regard de la nature des missions, le télétravail est possible dans le cadre prévu par l'université.

Coordonner et réaliser de manière polyvalente et autonome des activités de gestion administrative

Travailler en interface avec la direction et les pôles de la DAJI

Activités principales :
Appui aux missions
Assurer la coordination et/ou la réalisation d'activités administratives de la DAJI
Élaborer, préparer et contrôler des actes de gestion et prévenir le contentieux
Participer à et/ou assurer l'instruction de dossiers complexes en vérifiant la conformité réglementaire
Proposer et concevoir des outils de gestion administrative, des processus et des documents pour améliorer le fonctionnement de la structure et coordonner la gestion des procédures et outils
Coordonner et participer à la rédaction et à la mise à jour des outils numériques et des pages internet et intranet de la DAJI
Apporter un appui à la préparation et à la mise en oeuvre des actions de diffusion de culture juridique
Assurer la fonction de référent de l'application de gestion d'activité
Instruction des conventions
Assurer le contrôle de premier niveau des conventions instruites par la DAJI (contrôle de conformité des projets de conventions aux modèles, critères et processus institutionnels)
Organisation des élections
Assurer la préparation, la logistique et la mise en oeuvre des opérations électorales (notamment gérer le calendrier ; réceptionner et contrôler les pièces relatives aux différentes étapes des processus électoraux (inscriptions et rectifications sur les listes électorales ; candidatures ; procurations.)
Élaborer, préparer et contrôler les actes et arrêtés relatifs à l'organisation des élections et prévenir le contentieux
Assurer le secrétariat du comité électoral consultatif
Assurer le suivi des mandats électifs
Délégations de signatures
Produire les délégations de signatures et en assurer le suivi
Marché des assurances
Apporter un appui à préparation et à la mise en oeuvre du marché
Assurer la gestion des saisines et le suivi des dossiers de déclarations de sinistres
Mettre à jour des bases de données et des indicateurs relatifs à l'activité du service
Assurer la circulation de l'information, communiquer avec les services internes et externes
Informer et accompagner dans leurs démarches les interlocuteurs de la structure
Suivre l'évolution de la réglementation sur l'ensemble du domaine de gestion

Contraintes particulières :

Flexibilité et disponibilité dans les temps forts (gestion des processus électoraux et déroulement des scrutins).
Travailler avec des interlocuteurs différents.
Travailler dans des degrés d'autonomie différents, organiser et prioriser les activités

Informations complémentaires :

Catégorie et corps : A - Assistant ingénieur
Emploi-type REFERENS III : Assistant-e en gestion administrative - J3C44
Hygiène et sécurité : Travail sur écran >4H par jour
Emploi côté RIFSEEP groupe 3 du corps des ASI

Les agents de l'université de Toulon bénéficient d'une mutuelle employeur (contrat d'adhésion obligatoire de protection sociale complémentaire en santé) avec participation financière de l'université.

Date de prise de fonctions souhaitée : Dès que possible