Détail du poste
Définition du métier
- Accueillir et renseigner les patients, planifier les activités (agenda de consultations, admissions, convocations, etc.)
- Gérer, saisir et classer les informations relatives au dossier patient.
- Rédiger, traiter et organiser l'ensemble des informations administratives relatives à un secrétariat
- Gestion, traitement et coordination des programmations liées à la prise en charge médicale
Missions du service
- Accueil physique et téléphonique du secrétariat
- Gestion et coordination médico-administrative (gestion des agendas, préparation des réunions, )
- Gestion, traitement et coordination des programmations liées à la prise en charge médicale
- Prise de notes, frappe et mise en forme des documents
- Tenue à jour du dossier patient.
- Saisie des données liées à l'activité médicale
- Traitement des courriers, dossiers, documents dans son domaine de compétence
- Inventaire de matériels, équipements, dossiers
Missions spécifiques du poste
· Missions principales :
o Accueil physique et téléphonique des patients, des familles, de l'entourage.
o Prise de rendez-vous informatique
o Elaboration des documents (CRO-CRH, courriers patients)
· Missions spécifiques en lien avec la qualité :
o Gestion des dossiers patients et mise à disposition
o Prendre connaissance et appliquer les procédures et les vigilances
o Déclaration des EI
· Autres missions spécifiques :
o Consultations d'anesthésie : conception et rédaction de documents relatifs à son domaine d'activité
o Gestion et coordination médico-administrative
o Edition des plannings de consultation
o Gestion, traitement et coordination des programmations liées à la prise en charge médicale
o Actes découlant des appels et consultations :
- Prise de notes, frappe et mise en forme des documents et courriers de consultations
· Fonction d'encadrement des stagiaires et nouveaux arrivants
Activité :
· Actes découlant des appels et consultations :
o Prise de notes, frappe et mise en forme des documents et courriers de consultation
o Saisie des données liées à l'activité médicale : création des mouvements de consultations
o Tenue à jour du dossier patient
o Traitement des courriers, dossiers, documents
o Vérification des informations administratives/identité
· Actes découlant des missions secrétariat bloc opératoire :
o Tâches quotidiennes
- Répondre aux demandes diverses (imprimer documents, chercher des numéros de téléphone, sortir des dossiers, problème de séjour en salle de réveil)
- Programmation des blocs opératoires avec prise de rendez-vous d'anesthésie
- Gestion des courriers ambulatoires (CRH-CRO-Ordonnances diverses -divers certificats VSL - arrêt de travail et prise de rendez-vous post-opératoire)
- Envoi des courriers de la veille d'UCA
- Gestion des appels téléphoniques en collaboration avec le bureau de régulation
o Tâches fréquentes
- Envoi de mail au Président du conseil de bloc pour valider compte rendu de réunion après relecture et correction
- Envoi de mail aux membres du conseil de bloc et de la commission des utilisateurs après validation des comptes rendus
- Envoi des convocations pour les réunions et réserver les salles de réunion
- Préparer les documents pour les membres du conseil de bloc ou de la commission des utilisateurs (photocopies et classement en fonction de l'ordre du jour) et faire la feuille d'émargement
- Assister aux différentes réunions (conseil de bloc, commission des utilisateurs et réunion de service)
- Créer les anesthésies hors bloc pour les péridurales et les chocs électriques + création du dossier d'anesthésie + créer n° d'archive pour les accouchements sans péridurale ayant eu une consultation obstétrique
- Proposer une date de reprogrammation si annulation et refaire valider le dossier d'anesthésiste en consultation ou redonner un rendez-vous si le délai de la consultation d'anesthésie est trop long par rapport à la date initiale du bloc
- Prévenir le service concerné si annulation ou modification de bloc après la validation du programme du jeudi
- Commande de fournitures + reprographie
- Numération des archives d'anesthésie des blocs pour le CH de Le Blanc
- Gestion des plages vacantes au bloc opératoire (si elles sont rendues ou reprises)
- Envoi mail si des plages de blocs sont vacantes et faire la modification sur la plage de bloc
- Archivage de documents divers
o Tâches ponctuelles
- Paramétrage des salles de bloc pour l'année en cours ainsi que l'année suivante en incluant le mode dégradé pendant les vacances scolaires et modification si plage rendue ou reprise pendant l'année en cours
- Paramétrage des heures de consultation d'anesthésie + les ouvertures de salle d'anesthésie sur Dx Planning
- Vérifier les dates de LEC pour que les dates ne soient pas en même temps que les dates de vacances scolaires.
- Archivage des dossiers de l'année passée (préparer les boîtes d'archives et les ranger)
- Récapitulatifs des congés des chirurgiens sur un tableau après les avoir demandés dans les différents services
- Création et/ou remise à jours de différents tableaux
Risques professionnels
- Risques psychosociaux : stress liés à la charge de travail, et aux situations d'urgences
- Risques de troubles musculosquelettiques : liés au travail sur les écrans et à l'archivage (port de dossiers)
- Risque de troubles visuels liés à l'utilisation d'écrans
La carte
216 Avenue de Verdun
36000 Châteauroux
Publiée le 04/05/2026 - Réf : 69f852a6600faa011a57d956
