Détail du poste
L'assistant administratif polyvalent du service Accueil et Etat-Civil assure l'accueil physique et téléphonique des administrés, les oriente et les aide dans l'accomplissement de leurs différentes démarches administratives. Il assure le traitement et le suivi des différents dossiers au sein du service et peut être amené à seconder le responsable du service.
Il est le référent dans les domaines état-civil, cimetière, élections, recensement de la population.
Activités :
Réaliser les tâches qui incombent à la commune en matière d'état-civil, de cimetière, d'élections, d'affaires générales (cartes nationales d'identité, passeports, recensements de la population, photocopies, affranchissement, services à la population, ...).
Activités spécifiques :
Assurer la fonction de régisseur titulaire (ou de régisseur suppléant) des différentes régies du service, polyvalence au sein du service afin d'assurer la continuité du service public.
Le profil recherché
Dimension humaine (avec la hiérarchie, les collègues, les collaborateurs...) :
Avoir le sens du service public et de l'accueil,
Avoir une attitude agréable, souriante, polie, calme et parfois ferme avec le public,
Etre organisé, rigoureux, méthodique, soigné,
Informer régulièrement le responsable de l'avancée des dossiers, l'alerter rapidement en cas de dysfonctionnement et/ou problème important,
Suivre et respecter les demandes et/ou consignes de la hiérarchie,
Donner toutes informations utiles aux collègues, pratiquer la solidarité entre collègues, avoir le sens du travail en équipe,
Prendre des initiatives adaptées au poste,
Pratiquer la courtoisie en toute circonstance en interne comme en externe,
Se rendre disponible pour nécessité de service y compris le week-end (élections, permanences, ...),
Transmettre ses compétences professionnelles,
Faire des propositions d'amélioration au responsable.
Dimension environnementale (avec les partenaires internes / externes) :
Veiller à l'image de la collectivité,
Respecter le devoir de confidentialité nécessaire au service et à l'usager,
Pratiquer la discrétion professionnelle,
Collaborer avec les différents collègues et services,
Travailler avec divers partenaires extérieurs : Préfecture, INSEE, ARS, TJ, entrepreneurs de pompes funèbres, notaires, autres communes, ...,
Informer et conseiller les différents interlocuteurs,
Ecouter, analyser et répondre aux différentes demandes,
Transmettre des dossiers pour instruction ou pour information.
Dimension technique (maîtrise des outils, méthodes, règles, procédures ...) :
Maîtriser les différents logiciels,
Maîtriser les différents outils bureautiques,
Appliquer les règles et suivre les protocoles ,
Appliquer en temps réel les différentes évolutions et nouvelles directives ,
Maîtriser la rédaction des différents types de courriers administratifs ( syntaxe, orthographe...),
Maîtriser la communication orale,
Maintenir ses compétences au niveau requis (formations professionnelles),
Savoir gérer une situation difficile (accueil physique ou téléphonique).
Dimension économique (organisation, gestion, délais ...) :
Respecter les délais demandés par la hiérarchie,
Respecter les délais réglementaires liés aux tâches,
Organiser le travail de sa journée, de sa semaine,
Savoir gérer les priorités, les urgences,
Respecter les différents plannings,
Maintenir mon matériel et mes outils en bon état,
Lister et anticiper les besoins du service,
Etre ponctuel.
LIENS Internes : autres services.
LIENS Externes : administrations, prestataires divers, administrés, usagers.
CONTRAINTES :
- Assurer les permanences en matière d'état-civil (fermeture mairie) et d'élections (scrutins),
- Assurer l'ouverture au public le samedi matin.
Travail à temps complet
Publiée le 01/05/2026 - Réf : O059260427000102
