Détail du poste
Un poste de Secrétaire (H/F) est à pourvoir au Territoire d'Action Sociale Ouest - Service Prévention Polyvalence Insertion (Zone d'intervention : Le Port).
Sous l'autorité du Responsable de service, la secrétaire contribue à la mise en oeuvre des politiques de la prévention et de l'insertion sur le territoire. Elle assure à titre principal les tâches administratives liées à l'activité du service et suit le planning de l'équipe polyvalence insertion.
· Exécuter et suivre les procédures administratives
· Gérer et suivre les dossiers et les activités de son domaine d'intervention:
- Suivre les relevés d'activités mensuels des travailleurs sociaux
- Mettre à jour les tableaux de bord
- Éditer les courriers de convocation
- Actualiser les répertoires téléphoniques des partenaires
- Réaliser les comptes rendus de réunions des équipes administratives
· Assurer le secrétariat du service
- Assurer le secrétariat du Responsable de service, des TS et des CTS
· Mettre en forme et présenter des dossiers:
- Rédiger des notes diverses, bordereaux de transmission
- Mettre à jour les documents administratifs
· Réaliser les comptes rendus de réunions des équipes administratives
· Gérer les courriers « arrivée » et « départ »:
- Enregistrer et traiter les courriers arrivée et départ sur AIRS
· Réceptionner et diffuser des informations:
- Assurer la diffusion des courriers, documents et notes de service au sein du service
· Vérifier la validité des informations traitées
· Gérer les stocks et demandes de fournitures
· Classer et/ou archiver les dossiers du service
· Orienter et renseigner le public:
- Accueillir, renseigner et orienter les différents publics (physique et téléphonique)
· Assurer la continuité du service en cas d'empêchement d'un(e) collègue
Le profil recherché
- Ouvert au cadre d'emplois des Adjoints Administratifs Territoriaux
- Maîtrise du cadre réglementaire et législatif de la polyvalence insertion
- Connaissance du fonctionnement des collectivités et de leur environnement
- Maîtrise des outils bureautiques et informatiques (SOLIS, AIRS)
- Capacité à accueillir le public avec amabilité
- Capacité à orienter la demande au sein des services
- Capacité à gérer les situations de stress et de conflits
- Capacité à communiquer en s'adaptant aux différents types d'interlocuteurs internes et/ou externes
- Sens de la confidentialité
- Sens de l'organisation
- Sens des relations humaines
- Disponibilité
- Discrétion
- Rigueur
La carte
2 Rue Eliard Laude
97420 Le Port
Publiée le 01/05/2026 - Réf : O974260429000764
