Les missions du poste
L'établissement de l'ACCUEIL D'URGENCE et le service technique recherche son.a secrétaire.
**Merci d'envoyer l'ATTESTATION D'HONORABILITE obligatoirement**
Le ou la secrétaire exerce une mission de fonction support auprès du service éducatif et technique. Il ou elle est par nature en lien avec l'ensemble du personnel et des partenaires de l'institution ainsi que les usagers. A ce titre, il ou elle observe la plus grande réserve en termes de diffusion de l'information des dossiers. IL ou Elle est un appui et soutien administratif crucial auprès de ces services.
Disponible et réactif.ve, le ou la secrétaire sait également faire preuve d'initiative et de discrétion. Son esprit de synthèse et son sens des priorités lui permettront de répondre efficacement à toutes les demandes.
Le poste est constitué d'activités communes liées aux fonctions d'accueil et de secrétariat-gestion, et des activités spécifiques du service accueil d'urgence et service technique.
1. Assurer l'accueil physique et téléphonique
- Accueillir et renseigner le public sur place ou par téléphone.
- Recevoir, filtrer et orienter les appels.
- Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence.
- Tenue du standard téléphonique
2. Gestion du courrier, diffusion de l'information et de la documentation
- Gérer le courrier
- Afficher et diffuser l'information demandé par les responsables
- Constituer, actualiser et diffuser un fond de documentation
- Organiser un espace ressources pour les collaborateurs
- Vérifier la tenue de la salle de réunion
- Contrôle du remplissage du carnet de bord des véhicules et alerter en cas besoin
- Alerter ou prévenir en cas de dysfonctionnement d'un matériel (copieur, téléphone, porte etc..)
- Activités spécifiques au domaine de l'accueil d'urgence
3. Suivi administratif des dossiers usagers
- Organisation des commissions d'admission projet « Toucan »
- Tenue du dossier de l'usager dématérialisé et physique
- Edition des documents (notification de placement et de fin de placement, attestation de
résidence.)
- Rédaction de courriers aux familles, partenaires et autres...
- Tous travaux administratifs en lien avec les usagers
4. Soutien RH
- Recueil des feuilles de congés des salariés
- Mise à jour du tableau des congés
- Saisie des Eléments Variables de Paye
- Suivi mensuel de la caisse du service
5. Appui au service technique
- Suivi des différents tableaux de bord (des assurances, etc.)
- Rédaction de compte rendu de réunions, courriers etc.
- Aide à la planification d'interventions
- Activités spécifiques au domaine du service technique
**ATTESTATION D'HONORABILITE à envoyer avec la candidature***
Le profil recherché
Compétences: Gestion administrative du courrier,Accueillir, orienter, renseigner un public,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données
Permis: B - Véhicule léger exigé
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Action sociale sans hébergement n.c.a.
Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Bienvenue chez Direction Departementale Guyane
Publiée le 29/04/2026 - Réf : 207PYDZ
