Assistant Administratif H/F

France Travail

Mission générale
Au sein de notre structure, vous assurez une gestion rigoureuse et fluide des aspects administratifs liés aux contrats d'alternance (apprentissage et professionnalisation) ainsi que des conventions financières associées.

Vous prenez également en charge les pré-inscriptions et inscriptions administratives via le logiciel Yparéo, dans le respect des exigences réglementaires et internes.

Enfin, vous contribuez à l'organisation des examens, de l'inscription des candidats jusqu'au déroulement des épreuves, en garantissant la conformité des dossiers et le respect des procédures.

Missions détaillées
1. Gestion des contrats d'alternance et des conventions financières
- Établir les contrats (apprentissage et professionnalisation) et conventions financières
- Transmettre les documents aux employeurs et en assurer le suivi
- Envoyer les dossiers aux OPCO après validation
- Suivre les contrats et avenants (dont situations spécifiques)
- Gérer les titres de séjour, suspensions et ruptures de contrats
- Suivre les accords de prise en charge et effectuer les relances
- Assurer l'ensemble des tâches administratives liées à ces activités
Objectif : sécuriser et fluidifier la gestion des contrats dans le respect de la réglementation.
2. Qualité et amélioration continue
- Appliquer le référentiel qualité
- Participer à la mise en oeuvre des normes qualité
- Proposer des améliorations des procédures
- Contribuer à la rédaction et mise à jour des documents internes
- Participer aux audits et au suivi des plans d'actions
Objectif : garantir la conformité et améliorer en continu les pratiques administratives.
3. Suivi administratif
- Alimenter et analyser les tableaux de suivi du service (contrats, reste à charge, titres de séjour, RQTH, .)
Objectif : assurer un suivi fiable et structuré de l'activité.
4. Gestion des inscriptions aux examens
- Collecter et vérifier les pièces administratives
- Constituer les dossiers candidats
- Accompagner les candidats dans leurs démarches
- Assurer le suivi jusqu'à la validation complète des dossiers
Objectif : garantir des inscriptions complètes et conformes dans les délais.
5. Organisation des examens
- Participer à la préparation des épreuves
- Gérer les documents administratifs liés aux examens
- Contribuer au bon déroulement des sessions
- Préparer et transmettre les copies aux centres de correction
- Assurer la numérisation des copies
- Accueillir et orienter les jurys
Objectif : assurer une organisation fluide et conforme des examens.
Profil recherché
Compétences techniques
- Maîtrise du logiciel Yparéo
- Bonne connaissance des contrats d'alternance
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook)

Compétences organisationnelles
- Rigueur et sens de l'organisation
- Gestion de plusieurs dossiers simultanément
- Respect des délais et des priorités
- Discrétion et confidentialité
- Autonomie et esprit d'initiative

Compétences relationnelles
- Aisance avec des interlocuteurs variés
- Sens du service et de l'écoute
- Capacité à représenter positivement la structure

Communication
- Excellente expression écrite et orale
- Capacité d'adaptation
- Esprit de synthèse

Connaissances métier
- Environnement de l'apprentissage (idéalement secteur BTP)
- Mécanismes de financement de l'alternance
- Procédures administratives et réglementaires