Les missions du poste
Dans le cadre de vos fonctions, vous serez en charge des missions et activités suivantes :
- Accueillir, informer et orienter les usagers du service (apprentis, enseignants...) ;
- Assurer les inscriptions administratives des apprentis via l'outil de gestion de la scolarité AURION ;
- Accompagner les apprentis dans le processus d'inscription en ligne
- Saisir et mettre à jour les emplois du temps dans Aurion ;
- Assurer le suivi des dossiers des vacataires via Aurion (suivi des heures, mise en paiement et suivi des factures) ;
- Préparer administrativement les soutenances (convocation, création de planning, réservation de salles, feuilles de présence, édition des PV de jury) ;
- Organiser les sessions d'examens et les surveillances en lien avec le responsable de service ;
- Assurer le suivi des différentes sessions de recrutement;
- Assurer le suivi des absences
- Mettre à jour et suivre le fichier des tuteurs écoles et entreprises
- Gérer les demandes de cartes étudiantes ;
- Participer aux opérations de logistique du service et à l'organisation d'évènements ;
- Effectuer le cas échéant les demandes d'achats pour le service et pour les enseignants (achat du matériel pédagogique).
Le profil recherché
Diplôme et expérience professionnelle :
Diplômé d'un baccalauréat ou de l'enseignement supérieur (Bac +2), vous avez une expérience significative dans la gestion administrative, idéalement acquise au sein d'un grand établissement d'enseignement supérieur et de recherche (Université ou grande école), d'un opérateur de l'État ou d'une collectivité territoriale.
Savoirset savoir-faire:
· Connaître l'organisation et le fonctionnement de l'enseignement supérieur français
· Connaître l'organisation et les missions d'un service de scolarité
· Connaître la règlementation en matière d'apprentissage
· Maitriser les logiciels de bureautique et en particulier « EXCEL »
· Maitriser l'application de gestion de scolarité « AURION » serait un plus
· Savoir partager l'information, transférer les connaissances et rendre compte
· Savoir communiquer et faire preuve de pédagogie, à l'écrit comme à l'oral
· Savoir mettre en oeuvre des procédures et des règles, une démarche qualité
Savoir-être:
· Sens du service public, discrétion et confidentialité
· Autonomie, travail en équipe et en collaboration
· Capacité d'adaptation, polyvalence
· Sens de l'organisation et rigueur
· Sens du relationnel, de l'accueil, savoir écouter
Bienvenue chez Ecole Nationale Supérieure d'Arts et Métiers (ENSAM)
Le poste est rattaché au service de gestion des formations et de la vie étudiante du Campus de Paris et s'inscrit dans une équipe composée de 14 personnes. En tant que gestionnaire de scolarité pour le Programme d'Ingénieur de Spécialité (PIS), vous assurez le suivi administratif des apprentis de leur inscription jusqu'à la délivrance de leur diplôme.
Vous travaillez en lien étroit avec l'ensemble de l'équipe ainsi que les différents services du Campus, les enseignants responsables de la formation ainsi que l'équipe pédagogique, le CFA AM TALENTS, les entreprises partenaires et plus spécifiquement avec les maîtres d'apprentissage.
Infos complémentaires
Publiée le 28/04/2026 - Réf : 2026-2265234
