Assistant de Direction H/F

Hôpital Avicenne

ACTIVITÉS
Missions générale
- Accueil téléphonique et physique et prise de rendez-vous des directions
- Gestion des agendas et organisation des réunions
- Prise de notes, comptes-rendus
- Saisie et mise en forme de documents
- Saisie des plannings dans le logiciel de gestion du temps de travail (Gestime)
- Tri et dispatching du courrier
- Classement
-Commandes de fournitures (logiciel NSI)
- Plan d'équipement
- Assurer le suivi technique et le traitement des dossiers spécifiques de la direction de la qualité et de la direction du site Avicenne
- Contribuer à l'organisation et à la coordination des projets de la Direction
- Appui à l'organisation des visites de certification du GHU et des démarches sectorielles
- Contribuer au bon fonctionnement des instances et des groupes liés à la direction du site AVC et direction qualité / gestion des risques (convocations, reprographie, diffusion, prise de note)
- Réaliser l'interface avec les directions support pour le compte des directeurs (support informatique, services techniques, etc.)
- Appui à la coordination des cellules de crises du GH en lien avec l'assistante de la direction du GHU
Missions spécifiques
- Préparation des instances de site et des instances qualité : envoi de l'ordre du jour et des annexes, installation des salles, préparation et regroupement des documents présentés en séance
- Participation à l'organisation et au suivi des certifications de sites
Missions ponctuelles
- Assurer le replacement du secrétariat de directions fonctionnelles en l'absence du binôme