Assistante Administrative Spécialisée Travaux H/F VDL Conseil

Nous recherchons, pour l'un de nos clients, cabinet d'architecte familial et à taille humaine, une Assistante Administrative expérimentée (h/f), énergique et structurée, capable de devenir un véritable pilier organisationnel du cabinet.

Missions du poste :

Véritable support administratif du cabinet, vous assurez une fonction transversale essentielle, en lien avec les architectes, les bureaux d'études, les entreprises et les clients.

• Accueil téléphonique et physique

• Prise de rendezvous

• Relations entreprises et relations clients

• Gestion administrative & organisation

• Gestion de la boîte mail commune et dispatch des messages

• Mise en place et suivi de DocuSign

• Rédaction et mise en forme de courriers

• Correction et enregistrement de documents techniques

• Retranscription des comptes rendus de chantiers

• Mise à jour et suivi de tableaux de synthèse

• Analyse d'offres /Réponses aux appels d'offres

• Coordination avec les cotraitants (bureaux d'études) :

• Rassemblement de documents, suivi de trames, complétude des dossiers

• Facturation & suivi de chantier

• Établissement des bons de paiement

• Contrôle de cohérence entre facturation et refacturation au maître d'ouvrage

Profil recherché :

• Expérience obligatoire sur un poste similaire d'assistanat administratif dans le secteur du BTP, en bureau d'études ou en cabinet d'architecture.

• Bonne compréhension du fonctionnement des dossiers techniques, de la facturation chantier et des bons de paiement.

• Dotée d'une personnalité positive, ouverte et naturellement communicante, capable de créer un climat de travail serein et efficace.

• Capable de prioriser les tâches, d'anticiper les besoins du cabinet et de prendre des initiatives pertinentes.

• À l'aise dans les relations professionnelles, aussi bien avec les clients, les entreprises que les partenaires.

• Faisant preuve d'une grande capacité d'adaptation et d'une prise en main rapide des outils, des process et des dossiers.

Votre profil correspond ? N'hésitez pas à nous transmettre votre candidature !