Assistant de Direction - Mairie de Trappes H/F

Communes

Assurer un appui stratégique et opérationnel auprès de la Direction Générale en garantissant la fluidité de l'organisation quotidienne, la qualité de l'accueil et de l'information, ainsi que la fiabilité du suivi administratif et des dossiers transversaux.
Par son rôle d'interface et de coordination, l'assistant(e) contribue à optimiser le fonctionnement de la Direction Générale, à sécuriser les processus et à faciliter la prise de décision dans un environnement exigeant et confidentiel.

ACTIVITES PRINCIPALES

Organisation et gestion des agendas de la Direction Générale
* Gérer et coordonner les agendas du DGS, et des DGA
* Planifier les rendez-vous en tenant compte des priorités et des contraintes
* Anticiper les arbitrages et assurer une organisation fluide de l'activité
* Suivre et consolider les congés du périmètre concerné


Assurer l'accueil et être un point de contact central de la Direction Générale
* Accueillir et prendre en charge les interlocuteurs, physiquement et par téléphone
* Analyser, prioriser et orienter les sollicitations internes et externes
* Faciliter la circulation de l'information entre la Direction Générale et les services
* Garantir la discrétion et la confidentialité des informations traitées

Organiser et sécuriser le fonctionnement administratif et logistique
* Organiser les réunions stratégiques (Maire/DG, comités, séminaires)
* Préparer les convocations, supports et éléments logistiques
* Rédiger, mettre en forme et diffuser les comptes rendus et documents
* Gérer les listes de diffusion, invitations et suivis de présence
* Assurer la réservation des salles et la préparation du matériel
* Réaliser le classement et l'archivage des documents

Assurer le suivi de dossiers transversaux et produire des indicateurs
* Mettre à jour les bases de données et listes de diffusion
* Suivre des dossiers spécifiques (incidents/accidents, RGPD, contraventions...)
* Contribuer à l'élaboration des bilans et du rapport d'activité (chiffres clés DG)
* Participer à l'amélioration des outils et des procédures
* Apporter un appui ponctuel aux projets

ACTIVITES SPECIFIQUES



Contribuer à la continuité de service
* Monter en compétence sur les procédures internes (courrier, instances...)
* Assurer des remplacements ponctuels en cas d'absence
* Appliquer les procédures existantes dans un cadre défini

Avantages collectifs :
* Ambiance agréable
* Prise en charge à 75 % des frais de transport en commun
* Accès au restaurant municipal
* Télétravail possible ( selon nécessités de service et après 6 mois de présence )
* Possibilité de bénéficier du congé menstruel pour les agentes concernées
* Participation jusqu'à 25 € de l'employeur pour la mutuelle santé et prévoyance
* Possibilité d'adhérer au Comité d'actions sociales pour diverses activités telles que le sport, les vacances, etc.