Sgar 33 Assistant du Secrétaire Général pour les Affaires Régionales et des Deux Adjoints H/F

Préfecture de la Gironde

Vos activités principales :
L'assistant(e) du SGAR est responsable de missions qui lui sont propres:

Secrétariat particulier du SGAR et de ses deux adjoints:
Gérer les agendas et planifier les rendez-vous
Préparer les dossiers papier quotidiens en fonction de l'agenda
Suivre et traiter la boîte fonctionnelle
Traiter les parapheurs entrants et sortants
Suivre le courrier réservé
Organiser les CODIR SGAR
Organiser et suivre le calendrier des bilatérales du SGAR avec les directions régionales
Organiser des déplacements
Réserver des billets de train et d'hôtel via l'application CHORUS DT, puis établir les états de frais au retour
Établir les notes de frais (dépenses de cartes achat)
Mettre à jour des annuaires
Apporter son aide à la Direction Régionale aux Droits des Femmes et à l'égalité (envoi de mail, préparation et suivi de parapheurs)
Aider à la préparation des pré-CAR et CAR (comité d'administration régionale)
Former les nouvelles secrétaires pour qu'elles puissent assurer l'intérim du poste
Organiser les visites de courtoisie le cas échéant.

Avec la cheffe de cabinet, elle participe au suivi des dossiers du préfet de région (réunion hebdomadaire agenda avec le cabinet du préfet, préparation du tableau de suivi, respect des échéances).
Elle doit également déposer ces dossiers dans la journée ou avant 17h30 au cabinet du préfet, à tour de rôle avec les 2 autres assistant(e)s.

Placée sous l'autorité hiérarchique du SGAR et de ses deux adjoints et sous l'autorité fonctionnelle de la cheffe de cabinet, l'assistante du SGAR fait partie d'un pôle d'assistant(e)s composé de 3 personnes au total. Ce pôle a été constitué afin de consolider l'organisation du service et la polyvalence.
L'assistante du SGAR peut, dans ce cadre, avoir à gérer:
- l'accueil physique des interlocuteurs internes ou externes
- le courrier arrivé et départ
- les publications au recueil des actes administratifs.
En cas de besoin, le SGAR et ses adjoints peuvent solliciter la/le titulaire du poste sur d'autres missions nécessaires au service.

Votre environnement professionnel :

Activité du service :
Le SGAR coordonne et anime les actions des services régionaux de l'État et veille à l'articulation de celles-ci avec celles des préfectures de département. Il coordonne également l'organisation et la mise en oeuvre des fonctions mutualisées des services de l'État en région.

Composition et effectifs du service :
Le Secrétariat général pour les affaires régionales (environ 90 agents) est composé de trois délégations régionales (droit des femmes et égalité, information stratégique et sécurité économique, accompagnement régional des armées), de deux pôles (politiques publiques, modernisation et moyens) et d'un cabinet.

Liaisons hiérarchiques :
Le SGAR
Les deux adjoints au SGAR

Liaisons fonctionnelles :
Cheffe de cabinet, directions régionales, préfpréfectures de département, conseil régional, collectivités, chambres consulaires.