Assistante de Département Projets H/F Effisens RH

Notre cabinet recrute pour son client basé dans le 8ième arrondissement de Paris, une Assistante de Département Projets H/F pour un CDD de 5 mois.

Rattachée à la Directrice du Pôle, vous facilitez et aidez au quotidien les équipes de l'Agence dans la mise en oeuvre des projets du pôle.

Missions principales :

Appui opérationnel aux projets du pôle (50%)

• Appui aux différents collaborateurs du pôle dans le management des projets :
  • Élaboration de supports
  • Suivi des réunions
  • Préparation des dossiers
  • Recherche de prestataires

Assistanat (30%)

• Faciliter les échanges entre la Direction, les équipes fonctionnelles et les équipes opérationnelles
• Apporter un support dans le cadre de l'organisation d'évènements internes et externes (repas, logistique, réservation de salle, accueil des visiteurs)
• Assister les manager lors de l'arrivée/départ de collaborateurs en lien avec le service RH (Onbording/offbording)
• Réaliser les travaux de secrétariat courants (accueil des visiteurs, réception et orientation des appels téléphoniques, gestion des courriers et des e-mails, frappe et mise en forme de courriers et de notes...) en anglais et en français
• Classer et archiver des documents et dossiers de l'Agence
• Appliquer les règles internes en matière de politiques achats, éthique, voyages et frais, RH et processus de gestion en lien avec le Secrétariat Général
• Coordination en transverse avec les assistant.es des autres départements

Travel management (20%)

• Gérer l'organisation des déplacements des collaborateurs de l'équipe : gestion et suivi des ordres de missions, visas, réservation et appui logistique en lien avec l'agence
• Assister les équipes avant, pendant et après les déplacements en lien avec le travel manager
• Travailler en collaboration avec les autres départements
• Etre garante de la politique Voyages et déplacements de l'agence en lien avec les managers et le Travail and guest management officer