Assistant·e Administratif·ve H/F Groupe SOS

Présentation de l'établissement

L'HUDA Orangis, géré par Groupe SOS Solidarités, se veut être une structure garante de la qualité d'accueil, d'accompagnement et des procédures internes. Nous mettrons en oeuvre un accompagnement rigoureux et constant auprès des résidents dans leurs démarches de demande d'asile afin d'obtenir le statut auquel elles peuvent prétendre.

Mission Générale

Gérer les tâches administratives courantes en fournissant à la Direction et aux salariés un support indispensable au bon fonctionnement de la structure.

Assister un ou plusieurs responsable(s) (cadre dirigeant, directeur, chef de service...) afin d'optimiser la gestion de leur activité. Organiser et coordonner les informations internes et externes liées au fonctionnement de la structure.

Contexte interne

Placée directement sous la responsabilité du chef de service et de la directrice vous les assistez dans la gestion des tâches administratives courantes de l'établissement.

Contexte externe
Vous êtes la première interface entre la Direction et l'extérieur.

Activités principales socle du poste

· Accueil du public et réception téléphonique

· Suivi des e-mails et télécopies

· Réception et traitement des factures

· Préparation des virements

· Prise des rendez-vous (médecine du travail, garage...)

· Réception et enregistrement du courrier reçu

· Déplacement à la poste

Suivi et gestion administrative RH

- Tenue des dossiers du personnel de la structure (arrêt maladie, visite médicale, demande de congés, plannings, attestation formation...)
- Tenue à jour des registres du personnel (salariés, intérimaires)
- Rédaction de tous les contrats de travail (CDI, CDD et avenants), sauf celui des cadres et faire les DPAE
- Saisie dans le logiciel HRA4YOU des entrées et sorties du personnel ainsi que toute information à modifier
- Envoyer les demandes de STC par tick's au service paie et préparer les STC
- Informer et remettre au personnel les STC
- Remettre à chaque nouveau salarié le livret d'accueil
- Envoi des arrêts maladie au service paie par tick's
- Saisie des absences sur le logiciel de gestion des plannings
- Suivi des absences et mise à jour dans le logiciel HRA

Comptabilité

- Tenue de la caisse, contrôle mensuel avec le supérieur hiérarchique pour validation avant envoi à la comptabilité, dépôt des chèques à encaisser à la banque, préparation des espèces à déposer

- Suivi des factures à payer, rédaction des BED ainsi que des chèques ou virement

- Scan et classement des documents comptables avant envoi au service comptable

- Transmission des documents comptables au service comptable chaque fin de semaine accompagné des tableaux comptables par mail

- Préparation de la clôture comptable en fin d'année

- Encaissement et suivi des participations financières des personnes accueillies, des cautions et suivi des échéanciers

Liste des tâches non exhaustive