Assistant Administratif H/F Hermès

En tant que Assistant(e) Administratif, vous aurez pour principales missions:

1. Gestion de l'accueil du site(15%)

• Accueil des collaborateurs internes (HCP, HMS) :

• Contrôle des entrées

• Enregistrement, orientation et accompagnement

• Gestion et mise à disposition des équipements de protections individuelles

• Accueil des prestataires externes (HSE, maintenance, architectes...)

• Gestion du standard téléphonique : réception, filtrage, transmission des appels

1. Support logistique (5%)

• Gestion des réservations : taxis, salles de réunion, déjeuners/ petits déjeuners, véhicules de location, autre évènement collaborateur

• Support à l'encadrement pour l'organisation logistique des séminaires, réunions, déplacements et évènements internes

1. Gestion opérationnelle de la communication & des visites (30 %)

• Mise à jour régulière et alimentation des contenus sur les supports de communication (tableau d'affichage, écrans dynamiques)

• Gestion des visites des collaborateurs de la Maison Hermès

• Coordination avec la maroquinerie

• Réservation et installation des salles

• Préparation des équipements nécessaires

• Réalisation des visites (2h par visite)

• Support à l'organisation d'évènement site en lien avec le service RH

1. Support Administratif (35%)

• Gestion du courrier entrant et sortant : distribution, affranchissement, envoi

• Traitement des factures fournisseurs en lien avec la comptabilité (scan, envoi, suivi)

• Point de contact principal pour les services généraux (maintenance, nettoyage...)

• Gestion des fournitures de bureau : commandes, suivi de stock, réception

• Support au pôle maintenance et autres fonctions sur la gestion des contrats prestataires : relances, suivi, réception informatique des livraisons.

• Création, paramétrage et mise à jour des droits d'accès au site badgeage

  5.Support à la sécurité (15%)

• Réalisation des accueils sécurité : CDI, CDD, intérimaires, stagiaires, parcours d'intégration Groupe

• Réalisation des commandes d'EPI en support au pôle HSE

• Gestion des dotations de vêtements de travail

Formation et Expérience :

• De formation Bac +2 de type Assistante de gestion/ Gestion des entreprises et des administrations avec expérience dans des fonctions administratives, d'accueil (idéalement en milieu industriel)

• Très bonne maitrise des outils bureautiques

Compétences personnelles :

• Appétence pour la communication

• Sens du service développé, posture d'accueil irréprochable.

• Excellente communication orale et écrite.

• Rigueur, fiabilité, sens de l'organisation et bonne gestion des priorités.

• Bonnes qualités relationnelles et d'adaptation

• Multitâches, capacité à gérer plusieurs demandes simultanément dans un environnement dynamique.

• Proactivité, prise d'initiative et autonomie

• Confidentialité et discrétion professionnelle.