Assistante de Direction et Chargee de Missions Archivage - Mairie de Loon-Plage H/F

Communes

Apporte une aide permanente au maire, DGS et élus en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil et de suivi des dossiers. Assure la gestion et le suivi des archives communales

Activités principales :

-Accueil / Communication:
- Réaliser l'accueil physique et téléphonique du maire, DGS et élus
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages
- Recevoir et transmettre les informations
- Renseigner les interlocuteurs et ou relayer
- Recueillir, analyser et traiter le courrier
- Rechercher et diffuser les informations


-Travaux de bureautique / Secrétariat :
- Préparer le conseil municipal : convocations, rédaction des pièces...
- Rédiger les délibérations et le procès verbal
- Prendre des notes et mettre en forme tout type de courriers
- Préparer et rédiger des documents administratifs et courriers
- Rédiger des arrêtés, délibérations et compte rendus
- Mettre en forme, présenter et suivre des dossiers
- Classer et archiver les dossiers
- Assurer le remplacement à l'administration générale et de l'urbanisme/foncier lors de congés: vente et acquisition de bien, tenue des registres...


-Organisation / Gestion :
- Vérifier la conformité des procédures administratives
- Organiser les agendas du maire, des élus et du DGS et prendre les rendez vous en fonction des priorités
- Organiser et planifier les réunions
- Organiser les déplacements et séminaires des élus
- Gérer le planning d'utilisation des véhicules
- Gérer le planning des salles de réunions
- Gérer le planning de la maison des associations
- Gérer la démocratie locale : rendez-vous habitants, suivi des demandes






-Gestion des archives municipales :
- Réaliser le classement et l'enregistrement des archives
- Procéder aux éliminations possibles en lien avec les archives départementales
- Assurer le rangement des archives
- Surveiller la procédure de consultation
- Mettre à jour les listings d'archives
- Organiser les agendas du maire, des élus et du DGS et prendre les rendez vous en fonction des priorités
- Organiser et planifier les réunions
- Organiser les déplacements et séminaires des élus