Assistant - Assistante de Direction H/F

Mairie

Sous l'autorité hiérarchique du Directeur général des services et des Directeurs généraux adjoints, l'assistant de direction prend en charge le secrétariat des membres de la Direction Générale.

Il est un interlocuteur de 1er niveau pour les partenaires institutionnels et l'encadrement de la collectivité. Il apportera une aide permanente aux cadres en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information d'accueil, de classement et suivi de dossiers.

Organisation permanente du travail des membres de la Direction Générale
- Gestion du courrier entrant et sortant de la direction,
- Gestion et suivi des parapheurs entrants et sortants,
- Organisation du classement des dossiers et de l'archivage,
- Rappel des informations importantes,
- Gestion des commandes de fournitures de bureau,
- Gestion des astreintes pour la ville,
- Gestion des congés de la DG et des Directeurs.

Travaux bureautiques
- Saisie, prise de note et mise en forme de documents divers,
- Réception et gestion des appels téléphoniques,
- Renseigner et orienter les interlocuteurs divers,
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages importants.

Organisation et planification des réunions
- Gestion des agendas du DGS et des DGA,
- Rédiger les ordres du jour en concertation avec les cadres,
- Prendre des notes et rédiger les comptes rendus,
- Respecter les délais de transmissions des documents,
- Elaboration de fonds de dossiers.

Conditions d'emploi et horaires
- Planning mensuel prévisionnel incluant 2 permanences par semaine jusqu'à 18h30,
- Horaires réguliers avec amplitudes horaires en fonction des obligations de service,
- Disponibilité vis-à-vis du Directeur Général des Services et des Directeurs Généraux Adjoints
- En cas d'absences imprévues (maladies.), une des assistantes présentes devra remplacer sa collègue initialement inscrite. Ces permanences donnent lieu à récupération et/ou paiement d'heures supplémentaires.