Secrétaire de Mairie H/F

Mairie de Beausoleil

Vos missions:

- Gérer l'agenda de Monsieur le Maire :
- Engager la prise de RDV avec rigueur et organisation (complémentarité avec la cheffe de Cabinet pour les RDV découlant des doléances)
- Organiser l'ensemble de la coordination autour de l'agenda du Maire, déplacements, réservations de salles, demande de discours.
- Etablir les bons de commande et rédiger les certificats administratifs en lien avec l'agenda (déplacements, rdv) sous le contrôle et le suivi de la cheffe de cabinet
- Préparation des dossiers en lien avec les RDV, les réunions et le Conseil Municipal
- Gestion des invitations extérieures et manifestations organisées sur Beausoleil : tenir à jour le planning des manifestations, informer les Elus et s'assurer de leur participation (avec la secrétaire des Elus)

- Transversalité avec l'ensemble des Services
- Mise en relation avec les services de la ville et le CCAS afin de recenser les manifestations prévisionnelles organisées par la collectivité

- Accueil physique et téléphonique des administrés :
- Diffuser l'information aux services concernés
- Retour d'information à la cheffe de Cabinet

- Présence aux côtés du Maire, sur sa demande et en fonction des besoins
- Prise de notes des doléances, organiser leur traitement et le retour d'information auprès du Maire et de la cheffe de Cabinet, dans les meilleurs délais,
- Participation à certaines manifestations organisées sur Beausoleil et à l'extérieur

Compétences nécessaires pour occuper le poste:

Savoir
- Maîtrise de l'outil informatique et d'Internet (agenda Gmail, tableaux Excel, traitement de texte Word etc.)
- Connaissance du fonctionnement interne de la collectivité
- Maîtrise des procédures administratives

Savoir faire
- Organisation, méthodologie, rigueur
- Faire preuve de discernement
- Capacité d'analyse, prise d'initiatives
- Réactivité, gestion des urgences

Savoir être
- Ponctualité, disponibilité
- Qualités relationnelles, d'écoute
- Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
- Diplomatie

Degré d'autonomie du poste-Contraintes spécifiques du poste
- Adaptabilité
- Polyvalence
- Présence aux manifestations sur demande du Maire

Horaires: 10h-12h30 / 13h30-18h30 et 17h30 le vendredi

Avantages
- 9 jours de RTT
- Tickets restaurant