Détail du poste
Localisé à Beauvais, le Centre de Gestion de l'Oise est l'organisme de référence sur le terri...
Accueillir, renseigner et orienter le public dans les locaux du CDG et par téléphone (60%)Accueillir le public en présentielRépondre au téléphone, prendre des messages, délivrer le calendrier des concours et au besoin l'expliquer.Réception des mails et transfert aux différents servicesAide ponctuelle lors des envois de courriers en masseContrôler et orienter les agents lors des visites médicales et commission de réforme selon le planning de présence fournit en amont.Contribuer au maintien d'un GRC fiable, à jour et opérationnel, afin d'assurer un suivi précis des demandesAssurer l'entretien et la mise à jour des affichages : vérifier la validité des informations, mettre à jour les panneaux d'affichage et la zone d'accueil, garantir la lisibilité et la conformité des documents, et maintenir les supports en bon état.Enregistrer tous les courriers arrivés au CDG (25%)Traiter des courriersEnregistrer et suivre le courrier entrant.Répartir le courrier aux différents destinataires, relever la boîte aux lettres du CDG, etc...Réceptionner les petits colis livrésOblitérer toutes les enveloppes.Relever tous les mois la machine à affranchir.Tenir les statistiques d'activitéRentrer les informations dans le tableau de suivi.Gestion des fournitures et de l'alimentation (10%)Réalisation régulière de l'inventaire.Passation des commandes nécessaires.Suivi des entrées et sorties des fournitures.Contrôle des niveaux de stock pour anticiper les besoins.Gestion des stocks alimentaires (inventaire, suivi, rotation).Préparation des approvisionnements pour les différents services.Passation et suivi des commandes auprès des fournisseurs.Création des bons de commande et suivi dans le logiciel BL. (Alimentation)Réalisation des commandes dans le respect des procédures internes.Suivi du traitement et de la réception des commandes.Appui administratif des différents services du CDG (5%)Saisie du P503Aide à la préparation des élections professionnellesAide à la saisie du RSUDiverses tâches de secrétariat
Le profil recherché
Connaissance théorique et savoir-faireTechniques d'accueil, règles de communication
Organisation et activités des services
Fonctionnement du standard téléphonique, des annuaires, d'Internet
Techniques de régulation
Techniques de communication téléphonique
Caractéristiques des publics
Règlements intérieurs
Techniques et outils de communication
Techniques de médiation et négociation
Techniques de secrétariat (dactylographie, sténotypie, prise de notes, etc.)
Techniques de capitalisation et de classement de documents
Techniques de recherche d'information
Accueil physique et téléphonique du publicAccueillir le public avec amabilité
Prendre des messages
S'exprimer clairement et reformuler les demandes
Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
Appliquer les règles de communication et de protocole
Traduire le vocabulaire professionnel en langage clair et compréhensible par tous
Mettre en relation des correspondants
Gérer les situations de stress et réguler les tensions
Réagir avec pertinence aux situations d'urgence
Conserver neutralité et objectivité face aux situations
S'adapter aux publics de cultures différentes
Adapter son intervention aux différents publics
Réguler l'entrée des visiteurs et groupes et surveiller les accès
Faire respecter et faire appliquer les règles et consignes de sécurité liées à un équipement, un matériel, un lieu, une activité
Renseignement et orientation du publicIdentifier et gérer la demande et son degré d'urgence
Présenter des documents d'information et de communication
Gérer un planning de réservation
Orienter vers les personnes et services compétents
Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité
Aider à rédiger des documents administratifs
Savoir-êtreBonne présentation
Bon relationnel
Capacité d'accueil, d'écoute et de dialogue
Patience
Grande disponibilité
Capacité d'initiative
Confidentialité
Publiée le 16/04/2026 - Réf : O060260413000857
