102Secrétaire à Temps Partiel H/F Croix-Rouge française

SECRETARIAT

• Accueil physique et téléphonique au sein de la Délégation Territoriale
• Ecouter, orienter et aider les bénévoles
• Relayer les actes administratifs auprès du Bureau Territorial.
• Traiter le courrier et les mails
• Saisie et mise en forme de documents
• Suivi et gestion des plannings des membres du Bureau de la DT
• Classement et archivage des dossiers
• Appui à la communication interne en lien avec la Secrétaire DT
• Appui à l'organisation des journées nationales

GESTION ADMINISTRATIVE

• Gère le stock des fournitures de bureau et des produits d'entretien
• Contrôle le travail de l'entreprise d'entretien des locaux et des espaces extérieurs
• Assiste le trésorier du BDT dans ses missions (traitement des devis et factures, suivi de caisse, relances client)
• Assister le secrétaire du BDT dans ses missions (enregistrement, suivi et accompagnement des bénévoles)

APPUI A L'ACTIVITE BENEVOLE

• Secourisme
• Activité de formation grand public
  • Répondre aux sollicitations du public en les informant des sessions, modalités d'inscription etc. ;
  • Assurer la gestion administrative des formations : process dans les outils informatique (ORFE et Base Contact) ;
  • Réaliser le suivi de paiement des formations par les participants et réaliser les relances nécessaires (automatique sur ORFE)
  • Réaliser l'archivage des dossiers de formation conformément aux procédures établies.
  • Passer les commandes de réapprovisionnements du matériel de formation suite aux demandes des antennes (post inventaires) ;
  • Réaliser un suivi financier de l'activité ;
  • Participer à l'élaboration du bilan d'activité annuel.

• Activité de formation interne
  • Réaliser l'archivage des dossiers de formation conformément aux procédures établies ;
  • Participer à l'élaboration du bilan d'activité annuel.

• Activité poste de secours(logiciel SELLSY)
• Répondre aux sollicitations des organisateurs en leur transférant les contacts du pôle mission de secours
• Suivre le paiement des DPS par les organisateurs et réaliser les relances nécessaires
• Réaliser un suivi financier de l'activité
• Participer à l'élaboration du bilan d'activité annuel
• Archiver les dossiers des dispositifs prévisionnels de secours conformément aux procédures établies.

• Urgence

Gestion administrative de l'activité urgence en lien avec les partenaires et acteurs de l'urgence (préfecture, la PIRAC...)

• Activité sociale

Saisit les situations de demande d'aide sociale

LOGISTIQUE ET ORGANISATION

• Organisation des déplacements hors territoire des élu.e.s et bénévoles de la délégation ainsi que ceux d'équipes ou d'élu.e.s du siège ou des autres territoires, en Guadeloupe
• Gestion du planning et suivi des véhicules de la DT
• Appui logistique pour les activités organisées sur le territoire