Assistant de Direction du Département de Physique Nucléaire Dphn H/F CEA

Vous aimez être au coeur de l'organisation d'un département scientifique d'excellence et contribuer à son bon fonctionnement au quotidien ? Rejoignez le DPhN en tant qu'Assistant(e) de direction et apportez votre soutien précieux à la direction et aux quatre laboratoires du département !

Rattaché(e) directement à la direction du DPhN (composée d'un chef de département, de son adjointe et d'un correspondant informatique), vous assurerez un rôle essentiel d'assistance auprès des quatre chefs de laboratoire, du chef d'installation et des animateurs sécurité.

Dans ce poste, vos principales missions seront les suivantes :

1. Assistance au département et coordination générale

• Participer aux réunions hebdomadaires d'organisation et rédiger les rapports de suivi.
• Organiser les agendas et planifier les réunions : sondages, réservation de salles, invitations, etc.
• Assurer le suivi des effectifs et la mise à jour de l'organigramme.

2. Secrétariat et gestion courante

• Organiser les événements : conférences, élections internes, repas d'assemblée générale du département, etc.
• Gérer les remboursements divers, le courrier, et l'accueil des visiteurs (avis de rendez-vous, etc.).
• Traiter les achats, émettre et archiver les documents.
• Aide au suivi budgétaire en lien avec le groupe budgétaire de l'Irfu : réponses aux questions budgétaires des membres du DPhN, suivi des financements d'organismes extérieurs, extractions de données des tableaux budgétaires fournis par l'Irfu, etc.
• Collecter et synthétiser les documents pour répondre aux demandes de statistiques diverses émanant du CEA.

3. Gestion RH

• Gérer la gestion courante : attestations diverses, demandes de télétravail, arrêts de travail, etc.
• Préparer les dossiers de recrutement pour stagiaires, CDD, CDI et collaborateurs extérieurs, en lien avec le groupe RH de l'Irfu et l'équipe sécurité du DPhN : collecte des documents, suivi de constitution des dossiers, demandes d'avis de sécurité, saisie des fiches personnelles nominatives, demandes d'ouverture de compte informatique, attribution de bureau, conventions de reversement ou de mise à disposition, etc.
• Accueillir les nouveaux arrivants en lien avec les encadrants : envoi de la fiche d'accueil, vérification du circuit d'arrivée, remise de clé de bureau, etc.
• Gérer le personnel sortant : fiches de fin de contrat, récupération des clés de bureau et ordinateurs (en lien avec le correspondant informatique), récupération du badge, etc.
• Préparer les tableaux de plan de charge annuel.
• Suivre les formations : listes de formations proposées, inscriptions, etc., en lien avec le groupe RH de l'Irfu.

Note importante : Vos missions variées couvrent la gestion courante, le secrétariat et les ressources humaines, dans un contexte où le télétravail est limité à un jour par semaine maximum pour garantir des interactions efficaces avec l'ensemble des membres du département.