Responsable du Secrétariat Général - Vaucresson H/F

Communes

Sous la responsabilité de la direction de l'administration générale et en lien fonctionnel avec la direction générale des services

Organisation et gestion des instances et de certains évènements :
- Planifier des conseils municipaux, bureaux municipaux, commissions, etc. et suivi du calendrier annuel de la commune ;
- Préparation les conseils municipaux : dossier de séance, envoi des convocations, préparation et suivi des listes d'émargement, transmission en Préfecture, formalités d'exécution des délibérations et des actes annexes,
- Tenir le registre des arrêtés et des délibérations ;
- Afficher sur la borne des arrêtés et des décisions de tous les services (et classement papier et réseau) ;
- Participer à l'organisation, en lien avec le cabinet du Maire, des voeux, des cérémonies officielles et inaugurations, de l'accueil des nouveaux arrivants ;
- Préparer les réunions publiques et réceptions diverses en mairie.

Missions de coordination et de logistique pour la Maire, la DGS et la Direction :
- Organiser les agendas, planifier les réunions, préparer et suivre les dossiers ;
- Recevoir et diffuser les informations orales et écrites (courriers, messagerie électronique, etc.) et assurer le classement en identifiant les sujets sensibles et prioritaires ;
- Rédiger les courriers et courriels divers de simples à complexes, de notes de service, de comptes-rendus, d'arrêtés municipaux simples et de décisions du Maire ;
- Publier, en lien avec le service communication, sur les supports de la Ville (journal, site, ...) les procès-verbaux, comptes-rendus, et autres concernant les conseils, commissions et toute information réglementaire ou nécessaire au fonctionnement ;
- Suivre la comptabilité de la direction (bons d'engagement et factures)