Responsable Facturation & Gestion Documentaire - Réseaux Automobiles H/F IMS Insurance Mangement Services

MSA MIZAR gère :

• Un flux d'environ 20 000 factures/an pour le réseau Five Star - Axalta (équipe dédiée de 4 personnes).
• Environ 10 000 dossiers assistance/an (rapprochement documentaire) pour Inter Mutuelle Assistance / Alliance Automotive Group (équipe dédiée de 1 personne).
• Une partie de la production est assurée en soustraitance au Maroc, à piloter dans le périmètre du poste.

Le/la Responsable opérations prend en charge l'animation de ces équipes et la relation clients sur ces activités.

- Mission principale-

Assurer la performance opérationnelle, la qualité des activités de facturation et de gestion documentaire pour les réseaux de garagistes/carrossiers, tout en garantissant un haut niveau de satisfaction client et un pilotage rigoureux par les KPI.

-Responsabilités clés-

Management d'équipe (France & soustraitance Maroc)

• Encadrer, animer et faire monter en compétence l'équipe de 5 collaborateurs internes (4 Axalta, 1 IMA/AAG) et les ressources en soustraitance Maroc.
• Organiser la répartition de la charge (par client, par type de flux, par compétence).
• Définir les objectifs individuels et collectifs (productivité, qualité, délais, fiabilité des données).
• Conduire les entretiens annuels, suivre les compétences, proposer des plans de formation.
• Garantir un climat de travail collaboratif et orienté amélioration continue.

Organisation et pilotage des activités

• Cartographier les processus (de la réception des pièces/document à la facture transmise ou au dossier complété).
• Structurer les plannings, règles de priorisation et plans de charge (pics d'activité, congés, aléas).
• Mettre en place et maintenir des procédures de travail standardisées pour Axalta et IMA/AAG.
• Assurer le contrôle de conformité des factures et des dossiers (cohérence données, pièces, référentiels clients).
• Coordonner le travail avec les équipes IT / MOA si nécessaire (outils métiers, GED, reporting).

Mise en place et suivi des KPI

• Définir et suivre un tableau de bord opérationnel comme :
  • Volumes : nb de factures/dossiers traités par jour/semaine/mois.
  • Délai de traitement moyen et respect des SLA.
  • Taux de retours/erreurs (refus client, dossiers incomplets, corrections).
  • Taux de productivité par ETP et par activité.
  • Qualité de service (réclamations, satisfaction client).
• Analyser les écarts, piloter des plans d'action d'amélioration continue.
• Préparer des reportings pour la Direction (MSA MIZAR) et pour chaque client.

Préparation et animation des réunions commerciales & clients

• Préparer les revues de performance avec les clients (Axalta, IMA - AAG) :
  • Mise à jour des KPI, commentaires, plans d'action.
  • Synthèse des incidents, points de vigilance, demandes d'évolution.
• Coanimer les réunions commerciales aux côtés de la direction (support chiffres, analyses).
• Animer les comités de pilotage clients : présentation des indicateurs, écoute des besoins, négociation des priorités opérationnelles.
• Contribuer aux renouvellements de contrats et à l'identification de nouvelles opportunités de services.

Amélioration continue & qualité

• Proposer des optimisations de processus (automatisation, dématérialisation, simplification documentaire).
• Travailler sur la réduction des erreurs de saisie, des retours clients et des délais de traitement.
• Contribuer à la mise à jour de la documentation qualité (procédures, modes opératoires, checklists).

Interface interne / externe

• Être le point de contact opérationnel privilégié pour Axalta et IMA/AAG.
• Travailler en étroite collaboration avec :
  • L'équipe de direction MSA MIZAR.
  • Les équipes IT/Opérations en cas d'évolution des systèmes.
  • Les fonctions RH / Finance pour le suivi des ressources et de la rentabilité des activités.