Référent Administratif H/F

Action et Recherche - Inclusion Handicap

MISSION PRINCIPALE

Sous la responsabilité de sa hiérarchie et dans le respect des contraintes organisationnelles, il/elle assure le suivi administratif et la planification des prestations réalisées par nos intervenants en coordination avec les entreprises clientes et nos partenaires pour garantir une organisation fluide, confidentielle et réactive des prestations proposées.

ACTIVITES PRINCIPALES :

o Elaborer et suivre les plannings de nos intervenants (psychologues, coachs professionnels, médecins).
o Réaliser les ajustements quotidiens nécessaires selon les absences ou imprévus.
o Optimiser la gestion des agendas et veiller à l'équité de répartition des interventions.
o Organiser les prestations en lien avec nos clients et partenaires (rendez-vous, interventions sur site, ateliers collectifs, échanges partenaires etc.).
o Organiser les déplacements ou les interventions à distance (visioconférences, réunions téléphonique).
o Assurer le lien administratif entre nos clients et nos intervenants internes.
o Contribuer à la mise à jour des outils internes de gestion et tableaux de bords d'activité.
o Garantir la confidentialité des données sensibles.
o Assurer l'accueil et le suivi administratif des personnes dont il/elle est référent(e).
o Préparer et mettre en forme les documents liés aux prestations en support des professionnels et en assurer la bonne diffusion.
o Assurer ponctuellement l'accueil du public et la tenue du standard.

FORMATION ET PROFIL REQUIS

Formation
- Bac +2 à Bac +3 en gestion administrative, coordination de services, gestion RH, gestion PME-PMI, support à l'action managériale.
Expérience
5 ans minimum dans un poste administratif avec composante de planification et coordination.
Une connaissance de la santé au travail est un vrai plus
Compétences techniques
- Très bonne maîtrise d'Excel, Word et des outils de planification/agendas partagés (Outlook, Teams, Doodle)
- Aisance avec les outils numériques (visioconférence, logiciel de gestion des dossiers)
- Très bonne maîtrise du français et bonnes qualités rédactionnelles
Qualités personnelles
- Grande rigueur et excellente capacité d'organisation.
- Réactivité, capacité à gérer les priorités, les changements et les imprévus.
- Aisance relationnelle et sens du service.
- Capacité à travailler en équipe et en transversalité.
- Discrétion professionnelle absolue et respect de la confidentialité.
- Ecoute et diplomatie.