Assistant de Direction H/F GIF emploi

Qui sommes-nous ?

Nous sommes une agence de recrutement spécialisée dans les métiers techniques et du BTP, et nous accompagnons aujourd'hui l'un de nos clients dans la recherche de son futur Assistant.e de direction (H/F).

Vos missions

Rattaché(e) au Directeur d'agence, vous êtes en charge du dépôt des appels d'offre de l'agence et êtes le/la garant.e du respect des procédures inhérentes à notre activité.

Vous êtes en charge d'optimiser la gestion de l'activité de l'agence en assurant le suivi des dossiers en lien avec l'Exploitation.

Vous êtes le lien entre la Direction et les Opérationnels, vos qualités relationnelles et rédactionnelles seront vos meilleurs atouts pour réussir sur ce poste.

EXPLOITATION

• Récolte des besoins intérimaires, recherche des profils, création et suivi des contrats (renouvellement/respect de la souplesse et de la carence)
• Gestion des notes de frais pour les ouvriers en formation
• Suivi des bons de commande
• Suivi et relance afin d'obtenir nos certificats de capacité
• Rédaction du compte rendu de réunion planning
• Suivi de la sous-traitance (constitution du dossier administratif, réalisation et signature de la DC4 et du contrat)
• Diverses missions d'assistanat courant en fonction des besoins de l'exploitation

DIRECTION

• Appels d'offre (préparation de la candidature, demande de pouvoirs, DAG, dépôt des dossiers)
• Suivi sur notre logiciel du projet identifié à l'affaire gagnée
• Organisation de divers évènements internes (team building, réunion, journée prévention)
• Gestion et commande des goodies de fin d'année
• Rédaction de courriers et de notes internes
• Suivi de nos références en vue des dossiers de candidature aux appels d'offre
• Mise à jour des organigrammes
• Suivi et dispatch des notes internes
• Diverses missions d'assistanat courant suivant les besoins de la Direction

DIVERS

• Vérification et distribution du courrier de l'agence
• Commande des fournitures de bureau
• Suivi du matériel informatique de l'agence
• Suivi des entrées et des départs au niveau du matériel informatique (commande, restitution, demande d'intervention)